07 Sep ¿Cómo mejorar la gestión del inventario de laboratorio GxP?
La gestión del inventario en laboratorios GxP suele estar subvalorada. Es habitual encontrar que se utilizan hojas de cálculo o incluso métodos manuales para llevar el control de reactivos, estándares, soluciones, kits, medios e insumos en general.
Eso puede significar que no se están aprovechando los recursos, que se “pierde tiempo” en la búsqueda de materiales, que se vencen reactivos, que hay compras urgentes o que la información del inventario no está disponible o no tiene el detalle que se necesita o que no cumple los criterios de Buenas Prácticas.
Quienes utilizan información del inventario en laboratorios GxP tienen necesidades diferentes: en la tarea cotidiana en actividades analíticas, para minimizar riesgos de calidad, seguridad y ambientales, con perspectiva económica y financiera, para planificar actividades y presupuestos.
Una forma práctica de identificar oportunidades de mejora es analizar qué preguntas puede responder la gestión actual del inventario del laboratorio.
Cada pregunta le da respuesta a una necesidad diferente y todas deben poder ser respondidas para asegurar una gestión adecuada del inventario.
¿Por dónde empezar a mejorar la gestión del inventario del laboratorio GxP?
Sin importar el tamaño y la complejidad del laboratorio, el inventario del laboratorio GxP tiene que estar bajo control. Para tomar decisiones las respuestas tienen que estar disponibles en forma confiable y oportuna.
Utilizar este formato de preguntas permite identificar cuáles son las áreas de mejora en las que se necesita trabajar.
Las primeras preguntas que necesitan respuesta son: ¿qué tiene que haber, qué características tiene que tener, para qué? Son las que se responden con un Listado Maestro que organice esa información.
Utilizar criterios integrados de seguridad y salud al definir almacenamiento y ubicaciones, permite minimizar riesgos de incidentes y trabajar en forma más eficiente.
Ese es el punto de partida. Y, el desafío no es sólo prepararlo sino que esté completo y que se mantenga vigente en el tiempo.
¿Cómo mejorar la información del inventario que se necesita para las operaciones diarias?
El día a día en el laboratorio necesita poder responder preguntas como por ejemplo: ¿qué hay y cuánto? ¿dónde está ubicado? ¿está cerrado o abierto? ¿cuándo vence? ¿cómo se manipula, almacena, descarta?
Trabajar en la mejora en este sentido, requiere de controles en la recepción que incluyan etiquetado individual y estandarizado de cada envase o contenedor, y en las actividades de apertura y consumo (parcial o total). En cada una de las etapas la información debe acompañar a la situación física del inventario.
¿Cómo mejorar el control sobre la información del inventario en el laboratorio GxP?
Cada actividad en la gestión del inventario del laboratorio debe generar un registro que en entornos GxP sea ALCOA++: Attributable (Atribuible), Legible, Contemporaneous (Contemporáneo), Original y Accurate (Exacto), Complete (Completo), Consistent (Consistente), Enduring (Duradero), Available (Disponible) y Traceable (Trazable).
Para cumplir con estos requisitos es necesario responder preguntas como por ejemplo: ¿quién, cuándo y en qué condiciones se recibió/ abrió/ consumió el material?, ¿quién tiene permisos? ¿cómo se registran los cambios?, ¿cómo se verifican?
Es el tipo de evidencia que se solicita durante auditorías e inspecciones. Registros que permitan reconstruir que ha ocurrido y trabajar en la mejora.
Si no se puede responder quién cambió qué y cuándo, lo que hay que mejorar es el control sobre la información, no solamente el control sobre el stock.
¿Qué información del inventario del laboratorio se necesita para las compras?
Saber: qué, cuándo y cuánto comprar, necesita definir cuál es el nivel crítico que dispara la compra para cada material y conocer en detalle los tiempos de reposición, proveedores, presentaciones preferidas, etc.
El objetivo es evitar situaciones de falta de insumos que pongan en riesgo el cumplimiento de los objetivos del laboratorio. Sin urgencias, ni sobre stock que inmovilice recursos, complique los espacios de almacenamiento y genere vencimientos.
¿Qué información se necesita para sostener y planificar las operaciones?
Se necesita responder preguntas tales como cuánto capital está inmovilizado, cuánto cuesta el consumo o cuánto se venció para presupuestar y decidir en qué puntos es necesario intervenir. La mejora requiere analizar tendencias en forma sistemática.
Es conveniente trabajar con indicadores para monitorear y poder tomar decisiones a tiempo. Y, desafiar en forma planificada para identificar desvíos y oportunidades de mejora: mediante toma física de inventario y recorridas planificadas.
Otras cuestiones para mejorar la gestión del inventario del laboratorio GxP
- Definir y mantener competencias y responsabilidades.
- Trabajar activamente para minimizar situaciones de sub stock y sobre stock y los vencimientos.
- Desafiar sistemáticamente la gestión a través de ejercicios planificados y auditorías.
- Integrar la perspectiva de seguridad, calidad y operación en los criterios de gestión.
Responder qué hay, cuánto hay, dónde está, quién lo utilizó y cuándo vence requiere información confiable y disponible en el momento oportuno. Stock en tiempo real, alertas de vencimiento por lote y post-apertura, y trazabilidad de cada contenedor desde el ingreso hasta la baja son parte de lo que gestiona Osmosys LAB.
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Para continuar leyendo:
– Gestión del inventario de laboratorio: del Excel a la digitalización
– ¿Cómo administrar el inventario del laboratorio?
– 8 ideas para mejorar la gestión del inventario de químicos- Laboratorio
