14 Sep Toma física de Inventario en el Laboratorio: ¿qué es? ¿por qué? ¿cómo?
El inventario del Laboratorio tiene una “misión”: garantizar que se cuenta con los materiales en cantidad, calidad y estado de preservación adecuados (reactivos, estándares, repuestos, insumos, consumibles, materiales) necesarios para realizar las actividades que permitan cumplir con los objetivos y compromisos previstos.
En otro tipo de depósitos/ almacenes/ bodegas se hacen ejercicios de toma física de inventario con frecuencias definidas (por ejemplo al menos anual). Sin embargo, ésto no es tan habitual en los inventarios de laboratorio. Y, es importante realizarlos.
¿QUÉ ES?
¿Qué es una toma física de inventario en el Laboratorio?
Hacer un inventario físico implica controlar las existencias REALES (cantidades, características) y contrastar estos resultados con los que se indican en el sistema o registro (TEÓRICO), utilizado para seguimiento del inventario en el Laboratorio.
Realizar una toma física al inventario en el Laboratorio es como «sacarle una foto», hacer una impresión en un momento dado. Consiste en revisar las existencias:
– ¿Qué hay?
– ¿Cuánto? (cantidades)
– ¿Cómo está? ¿Cuál es el estado? (condiciones, abierto, cerrado, fechas de vencimiento, etiquetado)
– ¿Dónde está ubicado? (condiciones de almacenamiento)
¿PARA QUÉ?
¿Para qué sirve hacer una toma física de inventario (conteo físico)?
-Conocer cuál es el activo físico.
-Identificar diferencias respecto al método de seguimiento utilizado.
-Efectuar ajustes, conciliaciones.
-Definir acciones de corrección, correctivas, de mejora e incrementar la confianza en proceso.
-Cumplir con requisitos (internos, legales, de partes interesadas, etc.).
¿CÓMO?
¿Cómo hacer una toma física de inventario en el Laboratorio?
Definir un procedimiento para realizar la toma física del inventario en el Laboratorio:
-objetivos,
-alcance,
-responsabilidades,
-metodología,
-frecuencia,
-registros de salida,
-indicadores asociados,
-interacción con otras actividades (integración de la información) y comunicaciones.
Algunas consideraciones:
– Es una buena práctica contar con plan (cronograma) y un formulario (formato/ planilla) definido para la toma física de inventario en el Laboratorio.
– Pueden optarse por ejercicios de conteo físico total (interrupción de actividades) o ejercicios cíclicos (muestrales, con mayor frecuencia, más cortos, con alcance parcial por ejemplo focalizados en un tipo de ítem de inventario, por ubicación, alto costo, alta/ baja rotación, etc.). Los inventarios cíclicos permiten llegar al ejercicio de inventario físico total con menos errores. A veces es conveniente realizar ejercicios más cortos (con menor alcance) y mayor frecuencia. Puede ser tan simple como seleccionar una ubicación muy acotada y desafiar sólo una a la vez (estante X), reservando un espacio de tiempo corto por semana hasta cubrir todas las ubicaciones (siguiendo un plan).
– ¡Atención con las unidades de toma física de inventario! Deben poder correlacionarse con las utilizadas en el sistema o método de trabajo para su seguimiento. Por ejemplo: ¿botella o litros?, ¿viales o mg?¿cajas o unidades?
– Quienes realizan el conteo no deberían tener acceso al sistema o a los datos para evitar conflictos de interés.
– Utilizar indicadores y comparar su evolución en el tiempo a medida que se repiten los ejercicios de toma física de inventario.
Estos indicadores comparan la toma física con la información del sistema o método utilizado para el seguimiento de inventario, otorgando un porcentaje de diferencia, puede informarse por sector, por ubicación, por tipo de reactivo, etc. Por ejemplo: Exactitud de Registro de Inventario (ERI), Exactitud de Registro de Ubicaciones (ERU).
– Comunicar los resultados de los ejercicios de toma física. Por ejemplo: en carteleras, charlas de equipo, etc.
¿POR QUÉ?
¿Por qué pueden encontrarse diferencias entre la toma física del inventario y el registro de sistema? Acciones asociadas.
Idealmente, no debería haber diferencias entre el «real» y el «teórico». Pero, que las hay.. las hay.
Las diferencias pueden deberse a errores asociados con: ingreso/ alta, almacenamiento, consumo/ baja, prácticas indebidas, otras.
– Si las cantidades físicas encontradas son MAYORES a las indicadas en el sistema.
Podría significar que se comprará demás, con riesgo de sobrestock. Puede revisarse la necesidad de fortalecer los controles asociados a: los ingresos, la recepción, alta en el sistema de seguimiento (software o planilla/ plantillas).
– Si las cantidades físicas encontradas son MENORES a las indicadas en el sistema.
Podría significar que se comprará de menos, lo que implicaría riesgo de substock (no tener lo que se necesita al momento de requerirlo). En estos casos, es útil revisar la necesidad de fortalecer los controles asociados a: consumos, bajas en el sistema de seguimiento utilizado.
– También pueden encontrarse diferencias en el lugar de ubicación, las condiciones de almacenamiento, la información del estado (abierto/ cerrado).
Cuando se encuentran este tipo de «fallas» podría ser interesante investigar la necesidad de fortalecer la forma en la que efectúan las actividades y sus controles, robustecer el procedimiento implementado, la capacitación, temas de buenas prácticas. Corregir. Mejorar.
¡Sostener en el tiempo ejercicios de toma física de inventario contribuye a la eficiencia y la mejora continua!
Para continuar leyendo más ideas sobre costos asociados a la administración de inventario de Laboratorio: https://osmosyslab.com/post/costos-inventario-laboratorio/
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