22 Abr Gestión del inventario de laboratorio: del Excel a la digitalización
Hay una enorme diversidad de laboratorios, y la forma de gestionar el inventario debe ser adecuada al contexto de cada uno. En ocasiones, el inventario es pequeño, los requisitos a cumplir no son muchos y el equipo de trabajo puede administrarlo sin dificultades con papel o con planillas de Excel.
Los contextos no son estáticos y las necesidades van cambiando con el tiempo. En situaciones de inventarios más complejos, requisitos más exigentes y más personas involucradas, el papel y Excel pueden no ser suficientes para acompañar las necesidades y se hace necesario digitalizar la gestión.
¿Puede usarse una planilla de Excel para administrar el inventario de laboratorio (reactivos, estándares, insumos)?
En laboratorios con inventarios pequeños, baja rotación y poca variabilidad, una planilla bien mantenida con responsabilidades definidas puede ser suficiente. Un laboratorio puede trabajar con una planilla o una serie de planillas y tener registros ordenados, controles definidos y mantener el proceso bajo control.
Otro tema a considerar son los requisitos aplicables: si el laboratorio trabaja en entorno regulado, se requiere contemplar cuestiones de integridad de datos que son más dificiles de asegurar con Excel.
Cada laboratorio tiene su propio contexto. No hay una única respuesta universal. Incluso puede ser parte de una evolución desde inicial a sistemático.
¿Cómo evoluciona la gestión del inventario en el laboratorio?
La siguiente tabla presenta tres estadios de gestión del inventario en laboratorio: inicial, organizado y sistemático. Cada fila de la tabla muestra cómo evoluciona un aspecto del inventario. La tabla está pensada para identificar en qué punto está cada equipo y qué dimensiones ya funcionan bien y cuáles demandan más esfuerzo.
No existe un punto de partida único, y la combinación de prácticas suele ser distinta en cada laboratorio. En muchos casos, un manejo básico o intermedio puede cubrir las expectativas.
El objetivo no es digitalizar por digitalizar, sino identificar cuándo el esfuerzo manual deja de acompañar el ritmo y las exigencias del proceso.
Muchos laboratorios operan en un nivel intermedio que funciona, pero demanda demasiado esfuerzo y en ocasiones deriva en información inconsistente o en incumplimientos. El control depende de revisiones manuales y tiempo operativo que compite con otras prioridades. Ese esfuerzo es el que suele motivar internamente pasar a un sistema digitalizado. A veces, la necesidad de contar con un software para la gestión de inventario en el laboratorio es empujada en forma externa, por auditorías o inspecciones.
¿Cuándo es momento de digitalizar la gestión de inventario del laboratorio?
La necesidad de digitalizar la gestión de inventario del laboratorio, y contar con un sistema adecuado al contexto, se hace visible en situaciones tales como:
• listados que crecen hasta un punto en el que una planilla o varias planillas ya no resultan manejables.
• los requisitos regulatorios superan lo que puede sostenerse con registros manuales.
• la confianza en la información se vuelve baja o inconsistente, se necesita información confiable a tiempo real.
• el valor inmovilizado del inventario requiere un análisis más eficiente para tomar decisiones.
• observaciones o no conformidades en auditorías o inspecciones vinculadas al inventario.
• riesgo de pérdida de información.
• esfuerzo para sostener el cumplimiento deja de ser suficiente.
Digitalizar la gestión del inventario del laboratorio no es solo “pasar datos a un software”, implica cambiar la forma en la que se trabaja con la información y cómo se toman decisiones. La solución elegida tiene que estar alineada al contexto particular del laboratorio.
Cada laboratorio encuentra su momento: algunos pueden sostenerse bien con papel y Excel; otros, en cambio, necesitan dar un paso más y digitalizar el proceso para asegurar la continuidad operativa y el cumplimiento de los requisitos en forma eficiente.
Osmosys LAB es un software que permite gestionar el inventario del laboratorio en forma integral: historial completo por contenedor individual, vencimiento post-apertura calculado automáticamente al registrar la apertura, Audit Trail completo e inalterable, alertas automáticas por vencimiento y stock mínimo, FEFO (primero vence/ primero sale) guiado en el momento del consumo, trazabilidad de soluciones preparadas en el laboratorio, y control de acceso por función.
Si en tu laboratorio están evaluando soluciones para digitalizar la gestión del inventario: conversemos.
Bibliografía:
– FDA 21 CFR Part 11. Electronic Records; Electronic Signatures. U.S. Food and Drug Administration.
– GAMP 5 (Second Edition, 2022), A Risk-Based Approach to Compliant GxP Computerized Systems. ISPE.
– EU GMP Annex 11. Computerised Systems. European Commission.
– PIC/S PI 041. Good Practices for Data Management and Integrity in Regulated GMP/GDP Environments. Pharmaceutical Inspection Co‑operation Scheme.
– ISO/IEC 17025:2017. Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración.
Para seguir leyendo:
– ¿Cómo elegir un software para la gestión de inventario de laboratorio: criterios de selección?
– 5 señales: la gestión del inventario de tu laboratorio necesita mejorar
– Indicadores económicos para monitorear el inventario del laboratorio
– Trazabilidad en el inventario de laboratorio: qué, quién y cuándo
