21 Ago Controles de entrada y salida del inventario de laboratorio
Para administrar el inventario del laboratorio y saber cuánto hay de stock a tiempo real se requiere, entre otros, sostener los controles del:
INGRESO (alta, recepción)
y CONSUMO (salida, baja).
CONTROLES DE INGRESO/ RECEPCIÓN- ALTA DE LOTES DE INVENTARIO
El control de entrada no sólo permite saber cuánto ingresa en e inventario sino que funciona como un “pasa no pasa”. Asegurando que, todo lo que ingresa al inventario “es lo que debe ser”, se encuentra en las condiciones adecuadas, en la cantidad solicitada y con la información requerida. Por otro lado, los controles de ingreso deben permitir, de ser necesario, el rechazo y su devolución, segregación, o descarte.
Ejemplos de Controles de Recepción- Ingreso de entradas en el inventario (alta de lotes):
– Identificación: Nombre, código interno.
– Etiquetado (existencia, estado, adecuación).
– Estado general del material.
– Integridad de envase (incluyendo externo o secundario, tapa/ cierre hermético, etc.).
– Condiciones de almacenamiento (en el transporte).
– Tipo, capacidad y cantidad de los envases recibidos.
– Fecha de vencimiento (puede haber requisito de no aceptar ingresos con fechas de vencimiento que no superen un determinado periodo).
– Documentación (existencia, tipo, adecuación).
o Calidad: ej. Certificado de Análisis (CoA)
o Contable/ facturación/ compras
– Lote de elaborador, permitir la trazabilidad.
– Particularidades: sustancias reguladas, precursores químicos, requieren permisos, etc.
– Otras Características (si aplica: concentración, título, kit completo, etc.)
Puede ser de utilidad el uso de Check list (listas de verificación), formularios o tarjetas de ayuda memoria para los criterios de revisión.
Registrar la revisión de ingreso, además de ser una buena práctica, puede ser un requisito de la autoridad de aplicación (ej., autoridad sanitaria).
El momento del ingreso es cuando se etiquetan los contenedores/ envases en forma interna, identificándolos según los procedimientos propios del laboratorio.
La información de los resultados de la revisión puede ser utilizada para los indicadores de desempeño y seguimiento del inventario así como retroalimentación de la evaluación de proveedores.
Un caso particular es el ingreso de un nuevo reactivo, solvente, estándar, material, etc. Es fundamental que se trabaje con un enfoque de control de cambios para asegurar el control de los nuevos ingresos de ítems, mantener el listado maestro y minimizar los riesgos.
CONTROLES DE SALIDA- CONSUMO TOTAL
Una vez que el contenedor (envase) se encuentra vacío, o por algún otro motivo se requiere descontarlo del inventario (ej. vencimiento, no cumplimiento de requisitos, incidente, etc.) se realizan los controles de salida: registro de consumo.
Estos controles están fundamentalmente orientados a mantener el conocimiento de la cantidad existente en el inventario. Si no se efectúan los descuentos en el inventario, ocurren errores por exceso: se piensa que hay lo que en realidad no hay. Lo que puede dar lugar a situaciones de urgencia e incluso incumplimientos.
Conocer cuánto tiempo de permanencia (rotación) tienen los ítems de inventario permite optimizar las reposiciones (compras). Asimismo, es interesante saber si los consumos son los habituales o si existieron situaciones particulares que incrementaron el consumo (ej. puesta a punto de nuevos equipos, validaciones, etc.). Contar con indicadores de este tipo, contribuye también a optimizar las compras.
Otro tema súper importante, tanto para los controles de ingresos como para los de las salidas del inventario en el laboratorio, es definir las responsabilidades de quienes los realizan y garantizar su competencia. Definiendo criterios, identificando las necesidades, desarrollando actividades de capacitación y concientización (considerando que se trata de actividades diferentes y que puede ser desarrollada por funciones diferentes dentro del laboratorio).
A modo de resumen, considerando el ciclo completo desde el ingreso a la salida del inventario de laboratorio, pueden definirse puntos de control, esquematizados en la figura a continuación los controles de ingreso y salida del inventario de laboratorio:
Para continuar leyendo sobre
Toma física de inventario en el laboratorio: https://osmosyslab.com/post/toma-fisica-de-inventario-en-el-laboratorio/
Enfoque a FEFO/PVS- Primero vence, primero sale: https://osmosyslab.com/post/fefo-pvps-primero-vence-primero-sale/
Indicadores de inventario de laboratorio: https://osmosyslab.com/post/indicadores-inventario-laboratorio/
¡Podemos ayudar con la administración del inventario de Laboratorio y sus controles!
