26 Sep ¿Cómo definir el Nivel Crítico de Stock- Inventario de Laboratorio?
¡Una pesadilla en el laboratorio es: llegar a la mesada y, encontrar que no se puede hacer un análisis por falta de reactivos! El NIVEL CRITICO DE STOCK es un punto importante para asegurar que se puede mantener lo necesario, en las cantidades necesarias y en el momento en el que se lo necesita, lo que es fundamental en la administración de un laboratorio.
Las características y contextos de los laboratorios pueden ser muy diversos, así como el tipo y la cantidad de ítems de inventario que cada laboratorio requiere para funcionar.
Definir el nivel crítico de stock significa determinar la cantidad mínima de cada ítem de inventario a partir de la cual solicitar su reposición (compra, adquisición)- punto de compra.
No definir adecuadamente el punto de reposición puede significar tener sobre stock o sub stock, y ninguna de estas situaciones es deseable.
La Información del inventario puede agruparse en tres niveles:
1- ITEM: es del código de inventario (qué, para qué, cómo y dónde se almacena, quién lo produce, a quién se le compra, etc. etc.), que características tiene sólido/ liquido, prop FQ, condiciones de almacenamiento., etc. Acá es dónde corresponde definir cuanto se necesita, cuál es el nivel critico. Conforma el Listado Maestro de ítems.
2- LOTE: información de la recepción, del ingreso al inventario- el lote del fabricante, el lote interno con información de quién ingresa, cuándo y la cantidad ingresada. Por ejemplo: 20 botellas de metanol, de 4 litros cada una, el lote del fabricante para su trazabilidad.
3- CONTENEDOR: es unitario- el envase individual- la información de su estado: cerrado, abierto, vacío (quién, cuándo, cuánto es el remanente, para cuánto alcanzaría, etc.)
Antes de definir el nivel crítico de stock, hay que contar con un Listado Maestro de Ítems (reactivos, estándares, soluciones, insumos, consumibles, repuestos, elementos de protección personal, etc., etc., etc.), que permita describir cuáles son las características de cada uno ellos, incluyendo la unidad en la que se lo cuantifica en el inventario.
Puede cuantificarse en unidades como por ejemplo: frasco, vial, botella; pero, conviene seleccionar una unidad que permita ser independiente de la presentación. Por ejemplo, para poder contabilizar frascos del mismo reactivo en 500 g o 1 kg, convendría utilizar gramo: 1500 gramos en lugar de 2 frascos.
Otro tema a considerar en el Listado Maestro respecto de un ítem o código de inventario es la posibilidad, de usar o no diferentes marcas en forma indistinta (fabricantes- elaboradores). En caso de que sean intercambiables entre sí, y la decisión de la compra esté basada en la disponibilidad, el valor y/o el tiempo de reposición corresponderá un solo código de inventario y un único nivel de stock crítico. De lo contrario si se utilizan las diferentes marcas con propósitos diferentes, se necesitarán definir códigos de ítems diferenciados con niveles de stock independientes.
Factores a considerar para la definición de Nivel Crítico en el Inventario de Laboratorio- ejemplos:
• Consumo
Consumo histórico. ¿Cuánto se ha consumido? en un periodo de tiempo y/o en promedio.
Es importante identificar consumos atípicos, situaciones que por algún motivo modifican el patrón de consumo habitual (como por ejemplo la puesta a punto de una nueva técnica, la calificación de un equipo, cuestiones estacionales, etc.)
Cuando se cuenta con información, también es útil considerar la evolución de stock en el tiempo– el patrón de rotación de inventario.
En la Figura se muestran ejemplos reales de curvas de evolución de stock de alta, baja y muy baja rotación.
La línea recta (en color rojo) muestra el nivel de stock crítico definido, a partir de la cuál se realiza la reposición.
La amplitud de cada «campana» representa el tiempo en el que no hay ingreso y se va consumiendo. La línea ascendente muestra la entrada al inventario, la recepción. La repetición del ciclo representa el tiempo transcurrido entre el ingreso y el egreso del inventario.
• Requisitos para la compra y el almacenamiento
En algunos casos, como en el de reguladas o controladas, pueden existir limitaciones, permisos y niveles máximos permitidos que implican revisar el nivel de stock crítico para mantenerse en cumplimiento.
Almacenamiento: considerar el espacio físico disponible para la guarda de stock «cerrado» y «en uso», así como también as condiciones particulares (temperatura, humedad, luz, etc.).
• Proceso de reposición en el inventario
Tiempos de reposición– ¿cuánto tiempo tarda en ingresar ese ítem desde que se realiza el pedido? Si los tiempos son largos, convendrá trabajar con mayor stock. minimizar el nivel de stock critico, aumentar la frecuencia del pedido y/o la cantidad que se requiere cada vez.
La frecuencia de pedidos definida: anuales, cuatrimestrales, mensuales, periódicos, a demanda.
Cantidad mínima de compra (presentación)
• Costos. Inmovilización de fondos
Tomar en cuenta que el nivel de stock y la cantidad a reponer, definen el capital inmovilizado. Además., corresponde considerar los costos del proceso de compra y evitar urgencias.
Adicionalmente, pueden considerarse los acuerdos con proveedores para la adquisición (en cantidad, frecuencia, almacenamiento, bonificaciones, etc.)
• Plazos de vencimiento, caducidad
Si los plazos de vencimiento son cortos, conviene tener menos stock (para evitar pérdidas) y aumentar la frecuencia de los ingresos, realizando compras de cantidades mínimas.
• Otros
Puede optarse por trabajar con en un esquema ABC de criticidad categorizando por ejemplo en crítico, normal y no crítico, como en otro tipo de almacenes y bodegas de materias primas o productos terminados .
Una vez definido, es una buena práctica revisar el nivel crítico de stock en forma periódica para evitar situaciones de sub stock o de sobre stock en el inventario de laboratorio. Considerar el consumo esperado, las tendencias y la proyección futura revisar si es necesario ajustar el nivel de stock del periodo anterior, analizando datos reales y lecciones aprendidas.
Para continuar leyendo sobre:
– ¿Cómo administrar el inventario del laboratorio? https://osmosyslab.com/administrar-inventario-laboratorio/
– Costos del inventario en el Laboratorio https://osmosyslab.com/costos-inventario-laboratorio/
– Sub stock- sobre stock: Análisis de Diagrama de Ishikawa- Espina de pescado https://osmosyslab.com/sub-stock-sobre-stock-inventario-laboratorio/
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