01 Jun ¿Cómo administrar el inventario del laboratorio?
Administrar en forma eficiente el inventario del laboratorio puede ser complejo. Y, la metodología utilizada, cualquiera sea la seleccionada, debe poder contestar una serie de preguntas básicas: qué, cuánto, cuándo, quién, dónde, para qué.
Según el tipo de laboratorio y sus características (tamaño, complejidad) las «preguntas» serán más o menos relevantes y las respuestas necesitarán ser más o menos completas, con mayor o menor nivel de detalle.
La forma en la que se gestiona el inventario del laboratorio debe asegurar, y demostrar en el tiempo, que el proceso se encuentra bajo control.
Se trata de gestionar desafíos, algunos particulares, muchos comunes: tener el stock suficiente, no almacenar demás, gestionar los vencimientos, cumplir con requisitos legales y buenas prácticas asociadas (ej, etiquetado, almacenamiento, información, integridad de datos, etc. etc.).
También en función del tipo de laboratorio (control de calidad, analíticos, bromatológicos, clínicos, académicos, de investigación, toxicológicos, ambientales, industriales, fisicoquímico, biológico, microbiológico, etc. etc. ) y sus características podría ser diferente la forma en la que se realicen los controles y se obtenga la información.
El inventario puede también variar en los tipos y cantidad de ítems a controlar: reactivos, solventes, kits comprados, estándares/patrones de referencia, soluciones, medios, buffers, fases móviles, insumos, consumibles, material volumétrico, repuestos de equipos, columnas de cromatografía, descartables, etc. etc. Independientemente del tipo y cantidad de ítems es básico contar con un LISTADO MAESTRO y asegurar que se mantiene vigente y actualizado en forma controlada en el tiempo.
El LISTADO MAESTRO debe tener información suficiente para garantizar el control del inventario. Por ejemplo: identificación, condiciones estandarizadas de almacenamiento, tipo de uso, cantidades mínimas definidas de stock, ubicaciones, unidades de medida, información de peligros, requisitos legales asociados, etc. etc.
En cierta forma es similar a la administración de otro tipo de inventarios (como por ejemplo el de un depósito/ almacén/ bodega de insumos, materias primas, material de empaque, producto terminado, pañol), en los que también se requiere un listado maestro de ítems (SKUs), contemplando las particularidades del proceso de laboratorio. Contar con un buen Listado Maestro permite contestar las preguntas del estilo: «qué tiene que haber», «cuánto tiene que haber»?
En cuanto a la gestión de las operaciones de inventario, algunos puntos clave de control en el proceso, se resumen en forma esquematizada en la siguiente figura:
Para la RECEPCION (el ingreso al inventario), los controles asociados podrían incluir por ejemplo: identificar, etiquetar en forma interna, revisar el Certificado de Análisis (CoA), asegurar la integridad de envases, la fecha de vencimiento, la cantidad.
Durante el ALMACENAMIENTO, los controles asociados podrían incluir por ejemplo: cuestiones operativas de espacio y organización del laboratorio, condiciones particulares asociadas al material a preservar (ej. temperatura, humedad, luz, etc.), incompatibilidades químicas.
Antes de ABRIR o CONSUMIR un frasco, botella, caja, vial, bolsa hay que poder asegurar que éste es el que primero se vence (criterio FEFO, primero que vence primero sale), evitar la apertura de varios contenedores del mismo ítem en forma simultánea, considerar stocks mínimos y cuestiones específicas como por ejemplo que se modifique la fecha de vencimiento con posterioridad a la apertura, que se trate de un precursor químico, que se trate de un material estéril, etc. etc.
Los registros de APERTURA Y CONSUMO tienen que ser realizados en el momento en el que ocurren. Y, asegurar que la información del inventario (stock) se mantiene actualizada y controlada.
Cada uno de los ítems debe tener definido un PUNTO DE REPOSICIÓN (nivel de stock) basado en CRITERIOS tales como por ejemplo: tipo de consumo, consumo histórico, necesidad futura, cuestiones operativas (proceso de compras, cuestiones financieras, tiempos de entrega de proveedores, tiempos de vencimiento/ expira/ caducidad). Es buena idea revisar la definición del punto de reposición, en función de las lecciones aprendidas y trabajar en ajustarlo, optimizarlo.
Contar con alertas automáticas de stock así como de vencimiento es mucha utilidad. Poder analizar en forma sistemática reportes de seguimiento del inventario y sus características, permite trabajar en la mejora continua.
Mantener una buen control de las operaciones de inventario y su información asociada permite contestar preguntas del estilo: ¿quién? ¿cuándo? ¿cuánto? ¿dónde?
En resumen: ¿Cómo administrar el inventario del Laboratorio?… implica asegurar:
-Listado maestro (definición de ítems y sus características incluyendo cantidades y alertas de stock).
-Control en las operaciones (cantidad): ingreso, apertura, movimientos, consumo.
-Control del stock y vencimientos.
-Control en la información (integridad de los datos).
-Cumplimiento de requisitos asociados.
Y, eso por supuesto supone.. poder contar con la información suficiente para contestar todas las preguntas del inicio ¿Cómo? ¿Cuánto? ¿Cuándo? ¿Quién? ¿Dónde? ¿Para qué?, y tomar decisiones.
Para continuar leyendo sobre administración del inventario de Laboratorio: https://osmosyslab.com/post/errores-inventario-laboratorio/
