16 Sep Mantener herramientas de gestión en el tiempo
¿Cómo asegurar el mantenimiento de las herramientas de gestión? ¿Cómo garantizar que las actividades se «sostengan» según se encuentran definidas?
Listados que no se actualizan, controles no ejecutados con la frecuencia definida, información que no se genera, formularios que no se utilizan, planes abandonados, hay muuuuchos casos para mencionar.
En tiempos de alta rotación de personas, gran cantidad de proyectos, transiciones y/o cambios el mantenimiento de las herramientas de gestión, en el tiempo, puede dificultarse aún más. Esta dificultad puede ocurrir en todos los sistemas, independientemente de su foco (ej. calidad, ambiental, buenas prácticas, seguridad y salud, inocuidad, energía, otros).
Reflexionando sobre situaciones, que en mi experiencia, contribuyen a MANTENER las herramientas de gestión (actividades, procedimientos, información), y sin intentar hacer un análisis profundo ni abarcativo, les comparto a continuación 4 puntos para tener en cuenta:
– La «coordinación» de las herramientas del Sistema de Gestión, retroalimentación, vinculación y consistencia entre sí. Funcionamiento del «sistema como sistema».
– Los recursos que aseguren el mantenimiento (económicos, relacionados con las personas, infraestructura, otros). El liderazgo es clave.
– La comprensión de los motivos, “por qué” se hace lo que se hace y la importancia de sostenerlo. La pregunta a contestar sería: ¿Por qué es relevante hacer esto?
– El conocimiento y concientización de las personas (y de la organización) en el tiempo: la información documentada y su transmisión. El control de situaciones de cambio.
Integrar, coordinar, articular las herramientas de gestión entre sí. Funcionar como SISTEMA para SOSTENER en el tiempo.
Enfoque de retroalimentación «salida- entrada». Elementos «interrelacionados».
Cuando las actividades, las herramientas de gestión no se coordinan entre sí, no se articulan, el sistema no funciona como sistema. Las actividades «aisladas» presentan más riesgo de pérdida de información y de falta de mantenimiento.
Hay muchos ejemplos de ausencia de coordinación entre actividades: indicadores que no se reflejan en las evaluaciones, investigaciones de incidentes que no retroalimentan evaluaciones de riesgo, ejecución del planes de monitoreo/ calibraciones que no desemboca en acciones de corrección o correctivas (se realizan o reciben informes y se archivan), controles de proveedores y contratistas que no se coordinan con el análisis de desempeño, controles de cambio que no se “enganchan” con la actualización de información documentada etc. etc…
La falta de vinculación entre las herramientas puede significar, además, trabajo duplicado, pérdida de oportunidades para hacer sinergia y para trabajar con una visión más holística.
Asegurar consistencia, control de la información documentada y el flujo de información entre quienes la producen y quienes la utilizan. Sistematizar controles, seguimiento y verificación.
Ideas:
– Pensar las actividades con enfoque de procesos: entradas- salidas. ¿Cómo sigue el camino de la información?
– Durante auditorias y revisiones hacer ejercicios- desafío de la «articulación» entre herramientas.
Asegurar los RECURSOS para SOSTENER: actividades- procesos- herramientas de gestión- información, en el tiempo.
No es posible «mantener» si no se cuenta con los recursos para poder hacerlo. Es fundamental el rol de los líderes de equipos en la organización (ej. dirección, gerencia, jefatura, supervisión) para asignar los recursos, administrarlos y, para demostrar con el ejemplo que este «mantenimiento» es importante.
La competencia, capacitación (incluyendo los procesos de inducción) y concientización son esenciales.
Recursos económicos, financieros, de infraestructura (disponible y mantenida) y relacionados con las personas.
A nivel organizacional: las responsabilidades para el mantenimiento (comunicadas y conocidas). Así como el clima de trabajo que facilite el intercambio y que posibilite trabajar en forma coordinada.
Comprender los MOTIVOS, causas, por los cuales es importante SOSTENER la herramienta de gestión en el tiempo.
Si no se conoce o no se comprende «para qué se hace lo que se hace», es muy difícil que se le otorgue importancia, que se transmita y que se sostenga en el tiempo.
Los motivos por los cuales se debe realizar una determinada actividad pueden variar, incluso puede haber más de una causa en forma concurrente.
Ejemplos de «causas para realizar actividades»: requisito para entregar producto o servicio, exigencia legal o de otro tipo, compromiso asumido (ej. objetivos de sustentabilidad, acción correctiva, plan de trabajo, etc.), incrementar eficiencia, minimizar riesgos.
Idea: Desafiar como ejercicio ¿para qué lo hacemos? ¿para qué y a quiénes les sirve?
Garantizar la integridad de las herramientas y su mantenimiento, SOSTENER, a través de los CAMBIOS.
Los cambios plantean múltiples retos para el mantenimiento de las actividades en el tiempo: garantizar la integridad, la consistencia, el poder seguir cumpliendo con los requisitos y los compromisos.
Preservar los conocimientos, compartir e integrar lecciones aprendidas, trabajar activamente en el control de los cambios.
Más sobre Control de Cambios: https://osmosyslab.com/post/control-de-cambio/
Todas las organizaciones son diferentes, las situaciones son distintas, los contextos cambian. El desafío de robustecer lo que se ha implementado y consolidarlo tiene muchas respuestas. Es interesante abordarlo considerando múltiples enfoques.
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