02 Dic Mantener una herramienta de gestión… ¿más difícil que implementar?
Hace muchos años, en una auditoría interna, consulté por una práctica asociada al almacenamiento de químicos. Y, la respuesta me dejó pensando: “¡qué pena que preguntas ahora, hace unos meses estaba perfecto! «
Después de mucho trabajo se había logrado mejorar el almacenamiento, definiendo puntos de stock, reorganizando físicamente las ubicaciones, descartando productos vencidos. Pero, con el paso del tiempo, ¡vuelta al caos y a la falta de control!
Durante las etapas de implementación, en general, hay un objetivo. Si bien es cierto que a veces ese objetivo está más claro, y en otras no tanto y, también ocurre que no siempre es eficiente la planificación , el trayecto para alcanzar la meta está medianamente trazado. Las fuerzas están más o menos alineadas y se logra completar el proyecto.
Sin embargo, una vez finalizada la implementación, si el camino para el mantenimiento no está bien definido suele desdibujarse. Y, se torna más complejo asegurar la permanencia en el tiempo.
Cuando el trabajo inicial se pierde, además de frustración y pérdida de confianza en el proceso, se produce un desperdicio de recursos. Volver a «levantar» una situación «caída» representa casi siempre un esfuerzo mucho mayor que el inicial.
En las etapas de un proyecto los recursos generalmente están enfocados en «implementar» y luego «mejorar», dando casi por obvio la forma en la que asegurará el mantenimiento de la herramienta/ proceso/ actividad. Como si el «sostener» no fuera dificil, a veces aún más difícil que la implementación en sí misma.
A través de la experiencia y el intercambio con colegas, les proponemos algunos ejemplos de ideas que, en forma genérica, podrían contribuir a asegurar el mantenimiento de una herramienta de gestión:
- PLANIFICACION del MANTENIMIENTO: Pensar en el mantenimiento durante la planificación y la implementación. Incluir la forma en la que se va a sostener la herramienta en el tiempo.
- COMPROMISO Y LIDERAZGO: de quienes conducen el equipo. Recursos garantizados para el mantenimiento.
- RESPONSABILIDADES DEFINIDAS: para el mantenimiento, una vez finalizada la implementación.
- PROCEDIMIENTO/S DEFINIDO/S: ¿quién/ es? ¿que´? ¿cómo? ¿cuándo? ¿para qué?Procedimientos: fáciles de seguir, revisados para asegurar cumplimiento.
- COMPETENCIAS SOSTENIDAS: a prueba de cambio de personas.
- CONTROL DE CAMBIO: evaluar los cambios antes de que sucedan y controlar los impactos sobre la herramienta, para garantizar su adecuación.
- INDICADORES: medición de desempeño en el tiempo.
- VERIFICACIÓN: Desafíos deL mantenimiento- recorridas, auditorias, chequeos. Alternancia de métodos.
- MEJORA: Búsqueda de la mejora, en forma sistemática de la herramienta de gestión incluyendo su mantenimiento.
Pensando en el esquema IMPLEMENTAR- MANTENER- MEJORAR, aunque «mantener» pueda ser más aburrido y, tal vez, más dificil,… sin la etapa de mantenimiento, la implementación no logrará su objetivo y, la mejora… no ocurrirá.
Es por eso que, la selección de la herramienta para la administración de cualquier proceso complejo, como la gestión de químicos, y su implementación, debe poder asegurar el mantenimiento en el tiempo.
