29 Nov Revisión de Informes- Plan de Monitoreo, Calibración, Mantenimiento
¿Y esto cuándo termina? Ya hicimos el plan, lo seguimos, se realizó la actividad y está listo el informe! ¿Qué falta? Preguntó entre risas una pasante/ practicante, recién ingresada, Estábamos conversando sobre el seguimiento del Plan X y la revisión de los informes. Me hizo reír. En algún punto tenía razón.
Éramos cinco, la conversación había estado centrada en los errores comunes en el seguimiento de ese plan. A los fines de lo que les quiero compartir, es indistinto si se trataba de un Plan de Monitoreo, Mediciones, Calibraciones, Mantenimiento, Verificaciones, Simulacros, Control de Plagas.. etc., etc., etc.
Habíamos estado intercambiando ideas sobre la etapa de planificación del Plan. ¡Esa parte estaba bien!, todos coincidíamos.
Y también estaba bien el seguimiento del plan, las actividades estaban realizadas. Cuando por algún motivo se veía alterado el plan, se analizaba, registraba y se hacía el seguimiento- incluida la reprogramación. La frecuencia de revisión y la ejecución de actividades, en las fechas planificadas, se estaba cumpliendo.
Sin embargo, la actividad se realizaba y se registraba como “cumplida” con el informe preparado o recibido (según fuera interna o “externa”) y ahí terminaba. ¡Es justo en esa parte del «camino» donde se encontraban los errores de los que estábamos conversando!
El informe/ reporte se archivaba. Pero, no se revisaba en forma sistemática si el informe en sí mismo era correcto. Ni tampoco se aseguraba que siempre fueran revisados los resultados para identificar la necesidad de acciones posteriores.
Un resumen del camino podría ser:
Si la actividad de monitoreo, medición, calibración, etc. es realizada por un proveedor externo en general los controles de recepción de informe suelen requerir refuerzo.
A veces falta por ejemplo la firma, la fecha, la trazabilidad con el equipo, la muestra, la ubicación, la documentación asociada. Y eso significa que el informe en sí mismo, no cumple.
Y, al revisar los resultados hay que decidir si son o no aceptables. Si se requiere tomar acciones de corrección o correctivas. ¡Para eso se hace la actividad! Si no cumple, hay que corregir. Podría significar por ejemplo, reparar, sacar un equipo/ instrumento de uso, limpiar, modificar, reprocesar, repetir, etc. etc. Y, eventualmente volver a ejecutar la actividad.
Si estas acciones no se hacen, cuando se repita el monitoreo, la calibración, el control, los resultados serán los mismos.. o peores. La revisión de los informes y los resultados es fundamental. Así como asegurar que los resultados son válidos y, comprender si se cumplen o no los criterios de aceptación definidos.
En ocasiones se solicita que los informes recibidos sean firmados por quien los revisa, como forma de evidenciar que existió esta revisión. También es una buena práctica implementar alguna herramienta de “chequeo” que permita verificar los informes en forma sistemática, al momento de su recepción (ej. checklist/ lista de verificación o cotejo, ayuda memoria). En la tabla a continuación, compartimos 3 puntos para tener en cuenta, a modo de ejemplo:
👉 Idea: Plantear ejercicios de verificación, haciendo el camino desde el plan hasta el cierre, “trazando” un ejemplo a la vez. Revisando cada una de las etapas. ¿Se necesita reforzar algún control? ¿Dónde están los riesgos? ¿El detalle de planificación es adecuado? ¿Las responsabilidades de seguimiento están bien definidas? ¿Qué pasa cuando no se puede realizar una actividad? ¿Es necesario contar con indicadores de seguimiento? ¿Los informes del plan son realizados/ recibidos a tiempo? ¿Se controlan? ¿Qué sucede cuando los resultados no cumplen? ¿Las comunicaciones asociadas a todo el proceso son adecuadas? ¿El enfoque es sistemático? ¿Existe interrelación con otros procesos vinculados (ej. acciones correctivas)?
“Cerrar” la actividad en un Plan debe significar que: ésta fue ejecutada (según lo planificado), que el informe fue realizado/ recibido (según requisitos) y revisado, que los resultados fueron evaluados (según los criterios de aceptación) y, que de ser necesarias las acciones asociadas fueron completadas. Desde ahí.. ¡volver a planificar!
¡Podemos ayudar con el seguimiento de planes de calibración de equipos e instrumentos y de otros planes! ¡Conversemos!
Para continuar leyendo sobre Herramientas de Gestión: https://osmosyslab.com/post/mantener-herramientas-de-gestion-sostener/
