30 Jun Control de Cambio
Estábamos analizando las causas de un incidente. A medida que avanzaba la evaluación, en mi cuaderno, hice un garabato del siguiente esquema asociado con el Control de Cambio (Gestión del Cambio):
Con el tiempo, habían ocurrido varios cambios que no fueron debidamente controlados y, eso desencadenó la situación que estábamos revisando.
Es frecuente escuchar frases del estilo… «Siempre lo hicimos así, pero ahora ya no nos sirve» , «Cuando hicimos la renovación en el área no tuvimos esto en cuenta» , «Al momento de cambiar el proveedor de X, nadie lo pensó» , «No habíamos previsto que iba a pasar esto después del lanzamiento de X/ comprar el equipo Z/ etc. etc.»
Pensando en que el contexto se modifica continuamente por CAMBIOS en:
-Requisitos legales (ej. autoridad regulatoria, de aplicación, etc.)
-Requisitos, expectativas necesidades de partes interesadas (ej. clientes externos e internos, comunidad, etc.)
-Objetivos y proyectos de mejora (ej. productos/ servicios, tecnología, sistemas informáticos, procesos, actividades, infraestructura, materiales, etc.)
-Otras situaciones (ej. organizacionales, proveedores, etc.)
Si el procedimiento con el que se desarrolla una actividad (cualquiera sea ésta) no “acompaña” a los cambios que ocurren en el tiempo, queda «desajustado». Dicho de otra forma, el procedimiento (tanto en los hechos como en la documentación) no responde a la situación de contexto. Y, eso es la causa de: no cumplimientos, incidentes, accidentes, situaciones varias de ineficiencia… por dar sólo algunos ejemplos (válidos para gestión de la calidad, ambiental, seguridad, salud ocupacional, etc.).
La forma de acompañar al cambio y, asegurarse de minimizar los impactos asociados (reales y potenciales) es trabajar con un enfoque de CONTROL DE CAMBIOS.
Desde el punto de vista del procedimiento de Control de Cambios en sí mismo, se trata de:
1-Identificar el cambio,
2-Evaluar riesgos e impactos,
3-Aprobar/ rechazar,
4-Planificar e implementar el cambio y acciones relacionadas,
5-Revisar y ajustar, cerrar administrativamente.
Cualquier CAMBIO antes de su implementación debería poder «enfrentar exitosamente» estas preguntas clave:
-¿Por qué se requiere su implementación? (cuál es el motivo)
-¿Para qué se va a implementar el cambio propuesto? ¿Cuáles son los beneficios?
– ¿Cuáles son las consecuencias de no implementarlo? ¿Qué pasaría si no lo hacemos?
– ¿Cuáles son las consecuencias de implementarlo? ¿Dónde están los riesgos asociados a la implementación? (incluyendo la integridad del sistema de gestión y su información documentada).
– ¿Cómo es la capacidad de la organización para enfrentar el cambio? (recursos)
A veces los cambios son planificados, desde la organización misma se propicia que ocurra. Otras veces, no. Pero, en ambos casos, sea un cambio «buscado» o «encontrado», se necesita: identificar, evaluar y acompañar ese cambio.
Un tema al que no se le suele dar tanta importancia:
¿Cómo se mantiene el «CAMBIO» en el tiempo?
Y, en esa misma línea…
¿Cómo se integra el conocimiento del cambio y su implementación en la organización? (para que no se «olvide» a medida que otros cambios se suceden y/o con la rotación de personas)
Dentro del listado de pasos de Control de Cambio podríamos incluir, si fuera necesario…
6- ¡Mantenimiento en el tiempo! Verificación.
El «Control del Cambio» es un requisito para las normas ISO de Gestión (ISO 9001, 14001, 45001, etc.) así como para las Buenas Prácticas de Manufactura (industria farmacéutica, cosmética, alimentos, etc.). Su implementación usualmente requiere concientizar a todas las personas que participan del proceso en: identificar, evaluar, implementar, mantener, mejorar.
¡Plantear las preguntas es el primer paso para encontrar las respuestas! Cuando se trata de controlar los cambios hay muchas preguntas para hacer. Y, asegurar que a lo largo del tiempo «la forma de hacer las cosas» se mantiene ajustada al contexto, aún si ocurren muchos cambios.
Para seguir leyendo sobre: las etapas del Control de Cambio – con enfoque PDCA: https://osmosyslab.com/post/quimicos-control-de-cambios/
Para seguir leyendo: evaluación de cambios en la introducción de un químico nuevo : https://osmosyslab.com/post/quimico-evaluacion-ingreso/
¡Podemos ayudar a controlar los cambios en el inventario de Laboratorio y en la administración de productos químicos!
