19 Sep ¿Cómo verificar eficacia de controles operacionales? Laboratorio
Las actividades de verificación de eficacia de los controles operacionales implementados son una oportunidad de encontrar situaciones para corregir y mejorar.
Con foco en las tareas más cotidianas del trabajo, apuntan a contestar:
- ¿Qué estamos haciendo bien?
- ¿Qué tenemos que corregir?
- ¿Qué podemos mejorar?
Las verificaciones de controles operativos u operacionales (asociados con la operación diaria) son una instancia de auto- evaluación, que puede actuar como complemento de otros procesos de verificación, como por ejemplo auditorias de gestión, auditorias orientadas al cumplimiento específico de requisitos regulatorios o ejercicios de trazabilidad.
Una de las herramientas de uso más frecuente para la verificación de controles operacionales, la implementación de recorridas planificadas, suele ser una buena práctica. Se trata de RECORRER, OBSERVAR y REGISTRAR. En ese sentido, el uso de registros formales como, por ejemplo: tarjetas, listas de verificación/ cotejo/ checklist, punteo de temas tipo ayuda memoria, planificación alternada de cuestiones a revisar, permite hacer las recorridas de forma más eficiente.
Aprovechar estas recorridas para observar cómo se desarrollas las actividades y conversar e intercambiar ideas con quienes realizan las actividades, puede ser un plus. En general, el foco no está puesto en la revisión de documentación ni registros de evidencia sino en la observación directa de condiciones y actividades.
Respecto a las listas de verificación (checklist)… hay muchos, muchos, muchos, modelos… más generales/ específicas, con mayor detalle, más abiertas/ más cerradas, extensas/ concisas, cualitativas/ con puntaje, con mucho texto/ gráficas, estandarizadas como herramientas de gestión/ customizadas, etc. etc.
Cada equipo de trabajo debería elegir el contenido y el estilo/ formato según le resulte más adecuado a su situación y, revisarlo en el tiempo para asegurar su conveniencia.
La alternancia de contenido y de formato también de las listas de verificación también puede ser una buena idea para lograr diferentes acercamientos, profundizar en otros aspectos.
Un listado/ checklist básico de recorrida para la verificación de controles operacionales en el laboratorio, contemplando una perspectiva integrada calidad/ ambiental/ seguridad y salud, podría incluir la revisión de cuestiones asociadas a:
Algunas ideas adicionales para desafiar la metodología con la que se efectúa la verificación de eficacia de los controles operacionales:
– ¿Las actividades están planificadas? (ej. objetivo, alcance, frecuencia, sector/ proceso, foco).
– Participan personas con diferentes funciones, roles? (equipos de trabajo, participación gerencia, las miradas con distintas perspectivas, ¡siempre suman!).
– ¿Los hallazgos de las recorrida, se traducen luego en acciones? (un error súper habitual es no «enlazar» las herramientas de verificación con los procedimientos de acciones correctivas y/o de mejora). Si se hacen las recorridas pero no se trabaja sobre los resultados o no se comunican adecuadamente.. no tiene sentido hacerlas.
– ¿Cómo se articulan las recorridas entre sí a lo largo del tiempo para revisar hallazgos de recorridas anteriores? (retroalimentación para verificar eficacia de las lecciones aprendidas, puede usarse un enfoque cuantitativo o cualitativo. Es importante revisar el desempeño en el tiempo, ver si los mismos temas aparecen o si son temas nuevos).
Las recorridas son una herramienta valiosa de verificación de los controles operacionales implementados. Requieren: constancia, sistematización, evaluación de resultados, comunicación y sostener la confianza en el tiempo.
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