14 Mar Control de cambios: Productos Químicos
Por apuro, por urgencias, por considerar que no es relevante, por ausencia de sistematización, por falta de concientización, por no contar con herramientas apropiadas.. son muy diversos los motivos por los cuales el control de cambios/ gestión del cambio es deficiente, no funciona o puede optimizarse.
CONTROL DE CAMBIO podría definirse, en un sentido general, como la forma en la que una organización gestiona sistemática y eficazmente los cambios para minimizar impactos, evitar situaciones no deseadas para su producto/ servicio, las personas, el ambiente, garantizar la continuidad de su negocio y aprovechar oportunidades.
Es difícil adaptarse al cambio, y en general hay resistencia.
Durante las investigaciones de incidentes, no conformidades y/o cuando se hacen evaluaciones para la mejora, es habitual encontrar que las causas de los desvíos están asociadas con una gestión no eficaz de los cambios.
En particular, para cambios asociados con PRODUCTOS QUIMICOS la deficiencia o ausencia de controles puede resultar en dificultades tales como: fallas de gestión, errores en productos, incidentes, emergencias de seguridad/ ambientales, enfermedades ocupacionales, incumplimientos de requisitos legales y/o de otras partes interesadas.
¡La evaluación de los cambios debe ser realizada antes de la introducción del cambio! Porque el análisis antes de la implementación del cambio permite considerar diferentes instancias, tener la opción de hacer ajustes y adecuaciones incluyendo.. ¡el rechazo del cambio propuesto!.. y, en todo momento, mantener el control sobre la situación.
Controlar el cambio en términos de ingreso de químicos significaría conocer qué es lo va a ingresar- aprobar o no su ingreso y evaluar cumplimiento de requisitos y compromisos, si se cuenta con todas las condiciones/ infraestructura/ recursos competentes para todas las actividades en las qué va a incluir al nuevo químico- compras, almacenamiento, transporte, manipulación, disposición.
Lo primero, por supuesto, es identificar que se trata de un químico NUEVO. Se necesitan listados, inventarios, alguna forma de identificar esta situación (lo que no siempre es fácil).
Dependiendo de cual sea el químico, el tipo de organización, el proceso…en ocasiones, la evalución es sencilla, el producto químico es «simple», y su ingreso no representa un riesgo significativo. En otras, la incorporación de un químico (en desarrollo, producción, control de calidad, limpieza, mantenimiento, etc.) puede significar tener que desarrollar o ajustar procedimientos (de almacenamiento, manipulación, transporte, disposición), infraestructura, dar cumplimiento a algun requisito frente a la autoridad de aplicación legal (reporte, pago de tasa, presentación, permiso, registro, sustancias controladas, etc.), reportes corporativos, permisos a clientes, compromisos de sustentabilidad, etc., etc.
Es una buena práctica encarar los controles de cambios con un enfoque PDCA/ PHVA (Plan/ Planificar, Do/ Hacer, Check- Verificar, Act/ Actuar): la evaluación es parte de la planificación y luego, corresponde implementar las acciones definidas, verificar y ajustar/ mejorar.
Para estandarizar la evaluación de cambios asociados con productos químicos pueden utilizarse listados de ayuda memoria, listas de verificación/ cotejo (checklist), incluyendo cuestiones variadas tales como:
Para la evaluación de los controles operacionales se puede considerar la Jerarquía de Controles :
Una vez que el cambio (en este caso el producto químico) se encuentra aprobado, pero antes de su uso, puede ser necesario el seguimiento de otras cuestiones que también requieren ser controladas como, por ejemplo:
- Actualización de los inventarios, listados
- Revisión de análisis de riesgos de calidad/ seguridad y salud/ aspectos ambientales- inclueyendo perspectiva de ciclo de vida.
- Documentación asociada (ej. distribución de Fichas de Seguridad)
- Etiquetado: Sistema Globalmente Armonizado (SGA/ GHS)
- Alta/ modificación de procedimientos
- Infraestructura (ej. para el almacenamiento, manipulación)
- Condiciones de ambiente de trabajo
- Planes (monitoreos de higiene industrial, salud ocupacional, ambientales, validaciones, otros), respuesta a emergencias, verificación de controles operacionales.
- Capacitaciones y comunicaciones de riesgos particulares y otras cuestiones asociadas al cambio, etc.
Los procedimientos de control de cambio, en general y para productos químicos- en particular, que mejor parecen funcionar son aquellos que:
- se basan en la fuerte concientización de quienes introducen el cambio– para garantizar su evaluación sistemática (si no se inicia el proceso de control, no ocurrirá la evaluación por mejor que ésta potencialmente pueda ser).
- integran perspectivas diversas en la evaluación: ej. de proceso, mejora, calidad, seguridad, salud, ambiental.
- incluyen las partes interesadas en etapas tempranas, trabajando activamente en la comunicación, conicientizacion (beneficios del cambio/ consecuencias de su implementación), contemplando las partes interesadas.
- aseguran la implementación de las acciones derivadas del cambio, con un fuerte seguimiento antes, durante y luego del cambio.
Los controles de cambio de productos químicos nuevos, a veces, requieren tiempo. Las herramientas de evaluación de cambios y de implementación de acciones asociadas tienen que ser lo suficientemente ágiles, pero a la vez robustas, para permitir que, con profundidad y dentro los tiempos esperados, se realice la evaluación, se decida o no la aprobación, se planifiquen y lleven a cabo las acciones, si fuera necesario y, se asegure que el cambio se realiza en forma controlada para las personas, el producto, el ambiente y la gestión.
