19 Ene 7 Errores: Inventario de Laboratorio
La dificultad y las oportunidades en la gestión del inventario suelen ser minimizadas, “sub-valoradas”. Las consecuencias de no gestionar adecuadamente el inventario en el laboratorio pueden ser de tipo: financieras, económicas, calidad, operativas, seguridad y/o ambientales.
Es frecuente encontrar estas 7 fallas en la administración del inventario en Laboratorios:
1- NO definir formalmente un Procedimiento y un Listado Maestro.
Definir, implementar y sostener un procedimiento escrito para la administración del inventario de laboratorio es importante para estandarizar, ser más eficientes, reducir riesgos y trabajar en la mejora.
Decidir, documentar: cómo, quién, cuándo: metodología, responsabilidades, registros.
Es fundamental mantener un Listado Maestro (Master Data) para conocer cuáles son los ítems del inventario, con detalle e información suficiente para su caracterización, incluyendo por ejemplo:
Nombre, sinonimia química, CAS, marca (elaborador), proveedores
Código interno
Descripción
Características
Condiciones de almacenamiento
Grupos de almacenamiento (incompatibilidad química)
Cantidades mínimas (nivel crítico)
¡Asegurar la vigencia del listado, a través de los cambios en el tiempo!: Control del Cambio.
2- NO identificar individualmente cada contenedor. No fortalecer puntos de control: ingreso, apertura, egreso de inventario.
La identificación de cada uno de los frascos, botellas, cajas, bolsas, viales.. contenedores en forma individual (con código único), permite garantizar la trazabilidad y contar con información de inventario a tiempo real.
Trabajar en los puntos de críticos del proceso, estableciendo controles al ingreso (recepción), al momento de abrir un contenedor (apertura), consumos parciales y totales (egreso/ salida del inventario).
Seguir leyendo: https://osmosyslab.com/post/administrar-inventario-laboratorio/
3- NO gestionar vencimientos.
Administrar los vencimientos/ caducidad de productos químicos es fundamental al momento de decidir: comprar, utilizar, disponer adecuadamente.
Asegurar que se cumple con PEPS/ FEFO (primero vence primero sale/ first expires: first out), permite optimizar el inventario y no desperdiciar recursos.
Contar con avisos de alerta como e-mails, de tipo visual, reportes, indicadores alertando vencimientos futuros, actuales e incluso pasados permite optimizar el inventario.
Seguir leyendo: https://osmosyslab.com/post/vencimiento-reactivos-plan-en-4-pasos/
4- NO considerar cuestiones de seguridad en el almacenamiento: peligros químicos y requisitos del Sistema Globalmente Armonizado (GHS/SGA)
Almacenar productos químicos considerando sus incompatibilidades es fundamental para minimizar incidentes y sus consecuencias.
La información de almacenamiento así como peligros, consejos de prudencia y elementos del etiquetado asociados al Sistema Globalmente Armonizado/ Globally Harmonized System of Classification and Labelling of Chemicals (GHS/SGA) se encuentran en las Fichas de Datos de Seguridad/ Safety Data Sheet (FDS/SDS).
Es más eficaz cuando se cuenta con la información de todos los químicos utilizados en el laboratorio de una forma organizada y sistemática. Por ejemplo, conocer cuántos (y cuáles) son inflamables, corrosivos ácidos, tóxicos, etc.
Considerar la clasificación GHS/SGA permite definir, además del almacenamiento, prácticas para la manipulación, movimiento, descarte, etc.
Seguir leyendo: https://osmosyslab.com/post/ubicacion-almacenamiento-quimicos/
5- NO centralizar el manejo de información asociada. No asegurar la integridad de datos.
¡Contar con la información necesaria en el momento en el que se la necesita es clave! Centralizar la información documentada asociada al inventario como por ejemplo para certificados de análisis, facturas, informes de recepción, Fichas de Datos de Seguridad/ Safety Data Sheet (SDS/FDS).
La metodología utilizada para la gestión de inventario de laboratorio debe poder asegurar: datos confiables (atribuibles, legibles, contemporáneos, libre de errores, completos, consistentes, respaldados, disponibles, duraderos).
6- NO contar con datos para la toma de decisiones. NO monitorear el desempeño, para decidir, corregir y trabajar en la mejora. Tomar decisiones en función de datos.
Efectuar las compras en función de datos: Comprender motivo (¿para qué?) y definir la frecuencia y cantidad de las compras (¿cuándo, cuánto?).
Considerar datos de consumos históricos: tendencias de uso, situaciones particulares como actividades de nuevos productos o técnicas, transferencias, validaciones, estacionalidad, etc.
Contemplar: tiempos de vencimientos y tiempos de entrega- confianza en los proveedores, espacio de almacenamiento.
Verificar: monitorear y evaluar. Desarrollar ejercicios de toma de inventario (¿hay lo que pensamos que hay?)
Realizar recorridas planificadas: revisar controles operacionales (condiciones de almacenamiento adecuadas, etiquetado, vencimientos, etc. etc.)
Definir y sostener indicadores en el tiempo, trabajar en la mejora en forma sistemática.
Seguir leyendo: https://osmosyslab.com/post/indicadores-inventario-laboratorio/
7- NO concientizar sobre la importancia del manejo del inventario, los beneficios de trabajar adecuadamente y las consecuencias de no hacerlo.
Las personas que trabajan en forma directa o indirecta con el inventario del laboratorio (en diferentes funciones: comprando, consumiendo, almacenando, analizando información, etc.). Necesitan saber por qué hacen lo que hacen para poder «hacerlo bien», minimizar los riesgos y contribuir a la mejora.
