15 Jul Calcular costos del Inventario en el Laboratorio
¿Para qué estimar los costos «del inventario» de Laboratorio?
Para:
– Saber “¿cómo estamos?”,
– Conocer la evolución en el tiempo,
– Revisar los resultados y las lecciones aprendidas.
– Enfocar las actividades de mejora (¿cómo queremos estar?), buscar posibilidades de ahorro, en la administración del inventario de Laboratorio, con impacto económico, financiero, operativo, de calidad, seguridad, salud ocupacional, ambiental, buenas prácticas.
¿Por dónde empezar a estimar los costos asociados a la administración del inventario en el Laboratorio?
Hay costos asociados al inventario en sí mismo. Con una mirada más amplia, también hay costos asociados a su administración. Existen valores directos de materiales, costos de servicios y otros relacionados con las horas de trabajo de las personas.
Una parte de esta historia es estimar el capital inmovilizado en el inventario de laboratorio.
Y, en relación con los costos de la administración, lo primero sería hacer y acordar un listado de los puntos a considerar.
Cada laboratorio dependiendo de sus circunstancias- contexto (tipo, complejidad, tamaño, ubicación, etc.) debe contemplar sus situaciones particulares. Hay algunos temas que son de orden más general. Existen muchas variables a considerar, y a veces, requiere seleccionar, priorizar.
Una idea, es comenzar identificando y, cuantificando, cuestiones que son o potencialmente pueden ser «pérdidas», «dolores» al administrar el inventario en el Laboratorio (considerando recursos como por ejemplo: económicos, financieros, calidad, ambientales, de seguridad, de trabajo en equipo, de buenas prácticas, etc.).
Puede ser necesario realizar evaluaciones con distinto nivel de alcance, seleccionando cuáles son las variables a contemplar y/o considerando distintos tipos de materiales inventariados: reactivos, estándares, insumos, consumibles, repuestos de equipos, etc.
Sí, se necesita información para poder hacer estas evaluaciones y para la toma de decisiones. Si la información no es suficiente para comenzar a analizar los costos… el paso número uno debería ser: tener un proceso que permita ¡generar esta información!
¿Qué tipo de “costos” considerar cuando se evalúa la administración de inventario del Laboratorio?
Un enfoque puede ser el utilizado para gestionar almacenes/ bodegas en general, y considerar:
– Costos de Adquisición– Por ejemplo: precios de reposición, recursos invertidos para realizar pedidos, recepción, controles de ingreso en el inventario.
Hay un costo mínimo asociado al Stock de seguridad- nivel mínimo que asegure poder hacer los análisis/ ensayos/ pruebas en el laboratorio sin quedar desabastecido, incluso si se da la situación de un incremento inusual en la demanda de un determinado reactivo o insumo (considerando también los tiempos de reaprovisionamiento).
– Costos de Mantenimiento de Inventario: Por ejemplo: asociados al espacio, riesgos operacionales, de almacenamiento, seguros, obsolescencia/ caducidad/ vencimiento.
Una “buena gestión del inventario” requiere conocer la “demanda” la forma en la que se usan los ítems inventariados en el laboratorio. Cobertura de la demanda analítica- ¿para cuánto alcanza?
– Costos por Falta de Existencia: Por ejemplo: imposibilidad de realizar un análisis y todas las consecuencias derivadas de esa situación.
Otro tema es el de la evaluación de costos ambientales por la fabricación, transporte, disposición- huella ambiental del inventario-no tan sencillos de estimar.
Al estimar costos de la administración de inventario, en el Laboratorio, es interesante considerar:
– Tiempo invertido (horas persona)
El tiempo puede estimarse y asignarle el costo laboral. Por ejemplo para: administrar el inventario, buscar materiales, efectuar toma física del inventario, generar reportes asociados, (precursores químicos, límites de seguridad, etc.), etc.
– Gestión de situaciones particulares y sus costos
Por ejemplo: falta de materiales, urgencias, materiales vencidos, obsoletos, no conformidades de auditoria/ cliente por cuestiones operativas relacionadas con el inventario, incidentes por almacenamiento, disposición, etc. Considerar recursos invertidos.
Para continuar leyendo sobre: Errores frecuentes en la administración del inventario de Laboratorio, y cómo prevenirlos: https://osmosyslab.com/post/errores-inventario-laboratorio/
Hay un flujo “físico” del inventario. Pero también hay un “flujo de información asociada” y, cuanto más idénticos son ambos flujos, mayor es el control que podemos llegar a alcanzar sobre el proceso.
Suele ser útil contar con una planilla/ plantilla en la que listar los tipos de costo a estimar/ evaluar. Y, repetir el ejercicio en el tiempo para revisar su evolución.
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