23 Ago Indicadores: seguimiento del inventario de laboratorio
Para tomar decisiones utilizamos: emociones, sensaciones, ideas, opiniones y datos. Dependiendo de la situación nos inclinamos por una u otra para basar nuestras elecciones entre varias alternativas posibles. En entornos analíticos, la decisión suele ser mejor si se basa en datos objetivos y confiables.
En la administración de inventario de laboratorio, es usual encontrar que no se analizan datos de desempeño, no se cuenta con indicadores. Esta ausencia de monitoreo, en el laboratorio, impacta negativamente en la toma de decisiones: al momento de planificar, implementar, verificar y, por supuesto para mejorar y optimizar la gestión de stock de reactivos, insumos, estándares, soluciones, kits, etc.
Cuestiones tales como: el tipo de laboratorio, tamaño, complejidad, características particulares, cultura organizacional, entre otros, deben ser tomados en cuenta al momento de definir indicadores: ¿cuáles? y ¿cuántos?
MEDIR es el proceso de determinar un valor. Mientras que MONITOREAR o realizar el SEGUIMIENTO es determinar el estado de un sistema, proceso, actividad o producto en el tiempo (ISO 9000:2015). Un INDICADOR es la expresión, representación medible de la condición o estado de las operaciones, la gestión o las condiciones ( ISO 14031: 2013).
La contra- cara de la ausencia de datos, es su excesiva generación lo que, finalmente, en lugar de contribuir a la toma de acciones termina favoreciendo la confusión general.
Al pensar en indicadores hay que tener en cuenta un enfoque de costo-beneficio y desafiar cuál es la información que se necesita conocer, en función del esfuerzo que significa obtener estos datos y las decisiones que luego se podrán tomar.
No sirve tener indicadores que en la práctica no funcionen … que no se sigan en el tiempo, que no sean confiables, que no se comprendan y/o que no disparen acciones.
Existen numerosos tipos y clasificaciones de indicadores (Kpi: key performance indicators)
En la gestión de inventario del laboratorio podemos enumerar a modo de ejemplo indicadores: de desempeño de gestión, operacionales, económicos, financieros, culturales.
Independientemente de las clasificaciones hay algunos atributos o criterios que todo “buen” indicador debería cumplir: relevante, medible, disponible, objetivo y confiable.
Estandarizar la definición de los indicadores, facilita su implementación, interpretación, mantenimiento y mejora. Es una buena idea tener “fichas de indicadores” y un tablero (Dashboard) de seguimiento visual. Algunas preguntas para estandarizar la definición de indicadores podrían ser:
Para el ingreso al inventario del laboratorio (compras): la frecuencia y cantidad de pedidos son variables a considerar. Adicionalmente: impacto en capital inmovilizado, riesgo de obsolescencia (vencimiento/ caducidad/ expira), recursos para “colocar” orden de compra, recepción, organizar físicamente el pedido recibido, espacio físico, tiempos de reposición, tiempo de cobertura del stock existente, etc.
Para el egreso del inventario de laboratorio (consumo): el patrón de consumo, el nivel de rotación, los vencimientos históricos, las pérdidas, tiempos de consumo desde recepción/ apertura, etc.
Como ejemplos de indicadores asociados a la gestión de inventario productos químicos en el laboratorio, un Tablero (Dashboard) podríamos considerar:
Otras instancias significativas de monitoreo del inventario del Laboratorio, para tener en cuenta:
- tomar inventario físico en forma sistemática, comparar información contra situación real
- inspeccionar: condiciones de almacenamiento, buenas prácticas en el etiquetado y la información asociada al inventario
- capturar las situaciones puntuales como incidentes, falta de stock- lecciones aprendidas
Es muy importante poder contar con información precisa y confiable para la toma de decisiones.
Cada equipo de trabajo, seleccionará los indicadores, de monitoreo del inventario de laboratorio. que le resulten más apropiados a sus circunstancias .. finalmente, se trata de controlar adecuadamente la gestión.
Para continuar leyendo sobre:
Toma física en el Inventario de Laboratorio: https://osmosyslab.com/post/toma-fisica-de-inventario-en-el-laboratorio/
Costos en el inventario de Laboratorio https://osmosyslab.com/post/costos-inventario-laboratorio/
