18 Dic Vencimiento de reactivos en el laboratorio: causas y consecuencias
Es habitual encontrar reactivos vencidos en el laboratorio. Estas situaciones, casi siempre, ocasionan corridas, costos, inclusive enojos y, pueden ser un indicio de falta de control. Cuando ya ocurre la situación del vencimiento de reactivos.. es tarde. En ese momento, suceden las urgencias por reponer lo que se venció. Y, para los reactivos vencidos/ caducados/ expirados… sólo queda almacenarlos en forma segura y gestionar su adecuada disposición.
Las consecuencias de estos vencimientos suelen ser sub- valoradas, focalizándose en los costos económicos asociados a la disposición de los productos vencidos como residuos. Existen otros costos reales y potenciales que se desprenden de esta situación tales como: legales, de mercado, ambientales y de productividad. Trabajar para controlar el vencimiento de productos químicos, requiere un enfoque preventivo y una evaluación a diferentes niveles.
Reflexionando sobre estos desafíos, estuvimos analizando diversas causas con una espina de pescado, que compartimos a continuación:
Por supuesto éste es un análisis con una perspectiva general, requiere ser revisado y ajustado para las particularidades de cada laboratorio, considerando cada contexto.
– Trabajar a nivel de las causas asociadas a «Métodos (Procesos)» podría involucrar cuestiones tales como: la revisión de procedimientos, estandarización de prácticas, asegurar enfoque de lo que primero vence/ primero se usa (FEFO/ PEPS), ajustar el inventario sobre datos de consumo para evitar sobre- stock (preguntas del estilo: ¿cuánto compramos vs cuánto usamos?, considerando el tiempo de entrega de los proveedores), revisar el control de cambios asociado al alta y baja de químicos, desafiar metodología de planillas de cálculo y trabajo manual orientando a buscar alternativas más robustas.
– Desde las cuestiones asociadas a las «Manos (Personas)», trabajar sobre la concientización: la importancia de trabajar bajo procedimientos y comprender las consecuencias de los vencimientos para lograr conductas tendiententes a minimizarlos, mejorar las comunicaciones y los controles de supervision, la interface de comunicación con compras.
– Pensando en «Máquinas (herramientas)» podemos mencionar la importancia de analizar metodologías que alerten en forma sistemática y temprana sobre los vencimientos para dar tiempo a su gestion.
– La identificación y etiquetado del material así como el seguimiento de las fechas, son cuestiones a considerar cuando se contemplan temas de «Materiales» .
– Desafiar las prácticas de orden y organización, pensando en «Medio», es fundamental para asegurar que los materiales estén disponibles en los lugares en los que se los busca. Evaluar listados de inventario a tiempo real para permitir minimizar los vencimientos.
– Analizar causas relacionadas con «Monitoreo y Medición» nos puede orientar a revisar los indicadores asociados al manejo de inventario.
Estimar los costos- del vencimiento de reactivos- requiere considerar cada una de las causas contribuyentes y cuantificarla.
Por otro lado, cada una de las causas identificadas, así como otras que surjan de una evaluación detallada, debería traducirse en acciones concretas para la corrección y la mejora. Buscar fortalecer los procesos asociados, considerando la adquisición de químicos, el manejo diario, el mantenimiento de inventario.
Para, que la próxima vez frente a las preguntas iniciales: «¿cuánto se venció?/ ¿cuánto nos costo?»- podamos tener la información certera y, contestar:
que los vencimientos fueron menos que en el período anterior, saber por qué ocurrieron, tener acciones implementadas y mantener la gestión de los vencimientos bajo control.
