07 Dic Vencimiento de reactivos: Plan de acción.
– ¡Está vencido! 😡
– ¡Hay que reponerlo YA! ¡No tenemos más, urgente que lo traigan!- ¿Cómo no nos dimos cuenta?- ¡Tenemos que separarlo y disponerlo!
Cualquier similitud con la realidad.. es pura coincidencia.. 😉
Podemos considerar que vencimiento = pérdida
Dependiendo de cada situación, el vencimiento (expira/ caducidad) de productos químicos en el Laboratorio (reactivos, solventes, soluciones, estándares, etc.) puede o no ser importante en término de costos. Por ejemplo, costos de tipo: operativos, legales, mercado, económicos, ambientales, calidad, seguridad, productividad.
En caso de vencimiento hay que tomar acciones de respuesta puntual (disponer, re-testear, evaluar otros posibles usos, segregar, etc. etc.).
Abordar este desafío de vencimiento de productos químicos, requiere considerar múltiples cuestiones y trabajar en forma más abarcativa, revisando por ejemplo el patrón de consumo, la forma de uso, el proceso de reposición entre otros.
Un plan de acción en 4 pasos para la gestión de vencimiento/ caducidad de productos químicos en el Laboratorio, podría incluir:
1-MEDIR
– Cuantificar las pérdidas.
Dimensionar el vencimiento de químicos (puede ser mayor o menor de lo que inicialmente se pensaba)
a. ¿cuántas veces ocurrió el evento de vencimiento en un periodo de tiempo definido?
b. ¿cuáles fueron los químicos que se vencieron? ¿qué se venció?
c. ¿qué impacto tuvo? (ej. operativo, costos de reposición/ disposición, calidad, ambiental, etc.)
Considerar si «siempre» se vence/ caduca/expira el mismo producto (a veces se compra en «forma automática» cuando se vence pero no se revisa si el producto se sigue necesitando), si existe un patrón de vencimiento o si no lo hay, si son situaciones puntuales.
2-IDENTIFICAR las CAUSAS
específicas, de cada situación en particular.
¿Por qué se vencen ?
¿Se puede establecer alguna causa principal?
3-PLANIFICAR e IMPLEMENTAR ACCIONES
Definir y ejecutar plan de trabajo
a. En función de las causas identificadas como motivos principales de «vencimiento», sumar miradas-armar equipo. Comunicar. Concientizar.
b. Las acciones a definir, por supuesto, deben estar alineadas con las causas identificadas.
Por ejemplo:
- definir/ mejorar el procedimiento, estandarizar niveles críticos, analizar el consumo
- utilizar herramientas más robustas (ej., sistemas informáticos vs. manejo manual)
- contar con alertas de aviso
- mejorar la identificación, codificación
- revisar el espacio: ordenar, organizar
- concientización sobre el vencimiento
- asegurar que se utiliza criterio PEPS/FEFO (primero vence primero se usa/ first expires first out)
- proceso de compras
- verificación sistemática de los controles (ej. recorridas con checklist)
c- Definir prioridades, establecer responsables, fechas, forma de medir el progreso, indicadores.
4- SOSTENER
mantener, analizar y medir la mejora…
a- Definir y monitorear indicadores de seguimiento asociados al vencimiento del inventario permite contar con información para la toma de decisiones, Por ejemplo:
- Pasado: ¿qué y cuánto se venció en X tiempo?- tendencia
- Actual: ¿qué y cuánto está vencido ahora?
- Futuro: ¿qué y cuánto se vencerá en X tiempo?
b- Comparar datos, tendencias
¡SEGUIR MEJORANDO!
Medir cuánto se vence, identificar en qué productos y en qué etapa del inventario ocurre, y contar con indicadores para sostener la mejora en el tiempo requiere información organizada y disponible. Osmosys LAB registra cada movimiento del inventario, emite alertas de vencimiento por lote y post-apertura, y genera indicadores de seguimiento. Si están trabajando en mejorar la gestión de vencimientos en el laboratorio, conversemos.
Para seguir leyendo:
– Ideas para antes, durante y después del vencimiento de reactivos en el Laboratorio.
– Controles de entrada y salida del inventario de laboratorio
– Enfoque FEFO: primero vence/ primero sale
