12 Jun Gestión de inventario equilibrada
Las crisis globales, una pandemia, un conflicto bélico, una turbulencia financiera, tienen algo en común: tarde o temprano, afectan las cadenas globales de suministro. Aún los proveedores altamente confiables pueden tener dificultades para cumplir sus compromisos. Los plazos de entrega se estiran, el transporte internacional se complica, el personal de compras se ve desbordado.
¿Cómo tomar mejores decisiones sobre el inventario del laboratorio?
El lado “A” de la gestión de inventario – el aprovisionamiento – está o puede estar seriamente comprometido. ¿Hay algo que podamos hacer como individuos u organización para que los proveedores puedan cumplir en tiempo y forma con lo pactado, cuando sabemos que la situación excepcional los ha desbordado? Tal vez, pero hay que reconocer que es difícil y no está enteramente bajo nuestro control.
Sin embargo, sí podemos y debemos ocuparnos del lado “B”, de la gestión de inventario: los consumos y su control, lo que está completamente bajo nuestra gestión y responsabilidad. Es necesario conocer los patrones de consumo de cada reactivo, de cada insumo, para prevenir quiebres de stock altamente costosos y disruptivos para el negocio y liberar fondos inmovilizados en excesos de inventario que no utilizaremos y así poder disponerlos para agilizar compras críticas.
Para volver a equilibrar la gestión de inventarios afectados temporalmente por el lado “A”, debemos hacernos esas preguntas del lado “B”: ¿Por qué siempre compramos esto de urgencia? ¿Cuánto tiempo antes necesito pedir este patrón de referencia ? ¿Por qué seguimos comprando fenol, hace años que no se hace esa técnica? ¿Para qué tenemos tanto stock de dietil éter si casi no se utiliza? ¿Por qué siempre terminamos disponiendo tanta cantidad de piridina vencida?
Debemos analizar los datos con foco en la productividad y también en la sustentabilidad, evaluar para qué y cuánto se necesita de cada uno de los químicos e insumos en el inventario.
Por ejemplo, tomar los datos de consumo y analizar la rotación: alta, media o baja. Esta tarea será obviamente más fácil si tenemos la información sistematizada, si hemos registrado las cantidades consumidas cada día y si sabemos si cada uso fue habitual/ rutinario o excepcional. De lo contrario, también tendremos respuestas, pero serán más una “sensación” que una decisión racional basada en datos. Es fundamental contar con datos para que su análisis permita tomar mejores decisiones en lo operacional y también en lo estratégico.
Prácticas tales como:
-estandarizar el manejo de los materiales.
-contemplar requisitos asociados.
-considerar espacios de almacenamiento.
-examinar distintos tiempos de vencimientos.
-definir stock mínimo- puntos de reaprovisionamiento.
-etiquetar adecuadamente contenedores/ envases.
-establecer ubicaciones tomando en cuenta flujo de uso y criterios de calidad, seguridad, ambientales.
-aplicar buenas prácticas (ej. FEFO/ PEPS- primero vence- primero se consume).
-contar con información de inventario a tiempo real para tomar decisiones.
ayudan a optimizar y evitar descartes innecesarios.
En situaciones particulares, cada gramo, cada mililitro, cada frasco, cada caja cuenta.
La gestión del inventario es esencial para que las operaciones del laboratorio puedan desarrollarse en forma continuada y sin interrupciones.
Encontrarnos frente a un nivel de stock crítico sin saberlo con anticipación es una situación altamente desagradable y estar expuestos a ese riesgo, adicionalmente provoca ansiedad. Es el momento también de asegurar la competencia y aceitar los canales de comunicación entre las áreas de la organización para evitar errores, confusiones o malos entendidos que fuercen los procesos de manera innecesaria.
En definitiva, cuando las cadenas de suministro están estresadas se pierde el equilibrio. Pero, con las herramientas adecuadas y gestión podemos compensar, restablecer el balance, sabiendo que nos encontraremos trabajando en un nivel más eficiente y sustentable.
Conocer la evolución de consumo de cada ítem, identificar patrones de rotación y contar con alertas de stock mínimo y vencimiento son parte de lo que gestiona Osmosys LAB. Si en el laboratorio están trabajando en mejorar las decisiones de compra y consumo, conversemos.
Para continuar leyendo:
– ¿Cómo administrar el inventario del laboratorio?
– Sub stock- sobre stock: Análisis de Diagrama de Ishikawa- Espina de pescado
– Indicadores económicos para la gestión del inventario del laboratorio
