20 Jun Vencimiento de reactivos en el Laboratorio: ideas para su administración
¡Nos quedó sin usar y se venció!.. ¿Alguna vez escuchaste esto? ¿Te pasó? … Es que ¡puede no ser tan simple administrar el vencimiento de los reactivos en el Laboratorio!
¿Cómo administrar el vencimiento de reactivos en el laboratorio?
La fecha de vencimiento/ expira de un determinado lote (lot, batch) puede encontrarse en las etiquetas de contenedores/ envases, certificados de análisis (Certificate of Analysis: CoA), páginas web de los fabricantes. De esta forma, los fabricantes/ elaboradores garantizan que mientras sea almacenado en las condiciones definidas (temperatura, humedad, luz, etc.), el reactivo o estándar en cuestión, mantendrá sus propiedades hasta la fecha definida.
El tipo de químico (ej. sólidos, líquidos, inorgánicos, orgánicos, biológicos) y su tipo de uso (ej. reactivo, patrón/ estándar) condiciona la fecha de vencimiento. Según los fabricantes/ elaboradores también puede haber diferencia al definir: “fecha de expira”, “utilizar antes de”, “tiempo de retest”.
Para tener en cuenta: la apertura de botellas/ frascos/ viales puede modificar la “fecha de vencimiento”. Una vez abierto las condiciones son modificadas (“shelf life”).
En ausencia de la fecha de uso recomendada o vencimiento otorgado por el fabricante, la US FDA interpreta que el laboratorio de uso debe definirla y se requiere justificar definición de la misma (con un procedimiento documentado). Puede hacerse a través de una búsqueda bibliográfica por familia de químicos en base a su estabilidad.
Puede ser útil identificar cuántos y cuáles son los reactivos sin fecha de caducidad del fabricante. Y analizar criterios de estabilidad y trabajar con el peor caso (con enfoque de riesgos).
En el caso de soluciones preparadas en el laboratorio, también es importante definir y documentar su período de utilización considerando su estabilidad.
¿Qué prácticas ayudan a reducir el riesgo de tener reactivos vencidos?
Algunas ideas para tener en cuenta en la administración de inventario de Laboratorio, orientadas a gestionar los vencimientos
ANTES:
-Definir requisitos en la compra asociados a la fecha de vencimiento (por ej. no menor a XXX).
-Considerar el tiempo de vencimiento al momento de la recepción, para verificarlo (aceptar/ rechazar la recepción).
-Contemplar el vencimiento para saber cuánto pedir/ comprar.
DURANTE:
-Asegurar las condiciones de almacenamiento. Si por algún motivo las condiciones de almacenamiento no pueden ser mantenidas (ej. temperatura, luz, humedad) la fecha de vencimiento ya no será relevante…
-Garantizar buenas prácticas de uso: mantener cerrado, jamás volver a introducir contenido dentro del envase, etiquetar adecuadamente.
-Implementar FEFO/ PVPS– PEPS- primero expira/ vence- primero sale.
Para seguir leyendo: ¿Cómo trabajar con criterio FEFO, primero vence, primero sale?
En ambientes GLP o GMP no pueden utilizarse productos químicos vencidos. Por eso, es importante garantizar que no se utilizan reactivos por fuera de la fecha de vigencia (ej. alertas de sistema, separación física, concientización, procedimientos). Y definir mecanismos para situaciones especiales como «retesteo».
DESPUÉS:
–Identificar que se encuentra vencido– buenas prácticas- ¡(la fecha de vencimiento puede verse acortada por la apertura o extendida por “retesteo”)!
-Llevar registro de vencidos para evaluar acciones.
-Descartar como residuo- según corresponda considerando los requisitos legales aplicables. (atención a la manipulación y la forma de descarte- las incompatibilidades químicas).
-Contar con información histórica de cantidad vencida y de los tiempos de utilización desde la recepción (rotación). Identificar los casos de reactivos de “vencimiento corto” así como los de baja rotación.
Son buenas ideas:
-Trabajar en minimizar los vencimientos y su costo asociado (económico, financiero, ambiental, de seguridad).
-Efectuar el monitoreo de vencimiento a través de indicadores: Actual: ¿qué y cuánto esta vencido ahora?, Futuro: ¿qué y cuánto se vencerá en X tiempo?, Pasado: ¿qué y cuánto se venció en X tiempo?.
–Concientizar sobre la importancia de los vencimientos de reactivos y estándares en el Laboratorio y su gestión a todos quienes participan del proceso.
En resumen:
Osmosys LAB permite gestionar los vencimientos en cada etapa del inventario: en la recepción, con control de lotes y fechas de apertura; durante su uso, con alertas de vencimiento y seguimiento activo; y después, identificando productos vencidos, generando indicadores y construyendo información histórica para mejorar la rotación y la planificación del inventario del laboratorio. Si están buscando soluciones para gestionar los vencimientos, ¡conversemos!
Bibliografía:
Recommendations on setting the expiry period for commercial and in-house-prepared reagents used in the laboratories of the OMCL Network, PA/PH/OMCL (21) 60 R2
U.S. Food and Drug Administration (FDA). Questions and Answers on Current Good Manufacturing Practices, Records and Reports. Guidance for Industry, 21 CFR Part 211.
Para seguir leyendo:
– Vencimientos: Causas y consecuencias con análisis de espina de pescado- Ishikawa
– ¿Cómo definir el nivel crítico de stock en el inventario de laboratorio?
– ¿Cómo cumplir con integridad de datos en la gestión de inventario de laboratorio? ALCOA++
