12 Ene Implementando 5S en el Laboratorio
¿Cuántas veces abrimos puertas, revisamos estantes, cajones, buscando “algo” en el Laboratorio?
Y, en el medio de la búsqueda, nos cruzamos con instrumentos, aparecen equipos, manuales, insumos que hace mucho no utilizamos, y que muy probablemente, no necesitemos más. Perdemos tiempo, se desordena aún más.
Esta situación nos invita a pensar cómo hacer más simple el día de trabajo, planificar el cambio, ejecutarlo y medir la diferencia para dimensionar cuánto más eficientes podemos ser. Y finalmente, gestionar las acciones de mejora. Quizás sea conveniente trabajar con las “5Ss”.
¿Qué significa 5S?
5S es una metodología originada en Japón que tiene como objetivo mantener el lugar de trabajo organizado, limpio y seguro. Orientado a que el orden permita llevar a cabo las actividades diarias con un alto nivel de desempeño.
Se interpreta como una herramienta para mejorar la productividad, y también para quitar etapas de un proceso o pasos de un procedimiento que no suman valor al producto o servicio.
Cada una de las 5 etapas o actividades secuenciales que propone el método 5S, en japonés, comienza, con S; SEIRI, SEITO, SEISO, SEIKETSU, SHITSUKE- Clasificar, Organizar, Limpiar, Estandarizar, Disciplina.
¿Qué podemos lograr aplicando 5S?
Algunos de los beneficios de implementar 5S pueden incluir:
– Optimizar el espacio de trabajo: ordenado, limpio y organizado.
– Minimizar riesgos de calidad, seguridad, ambientales.
– Aumentar la productividad. Reducir costos por ineficiencias.
– Contribuir al mayor bienestar en el lugar de trabajo.
¿Cómo implementar 5S? (etapa por etapa)
1- SEIRI: Seleccionar– Clasificar
Conservar sólo lo necesario
El método comienza clasificando «todo» en categorías, por ejemplo:
– Necesario
– Innecesario
-Dañado, obsoleto
En el laboratorio, es recomendable planificar estas actividades según la operación y considerando la cantidad de materiales/ equipos/ insumos. Es útil colocarles una etiqueta que permita identificar su calificación o asignar un área e identificarla.
Evaluar según el caso, la posibilidad de vender, donar, disponer (revisar si no hay requisitos asociados: permisos, políticas o procedimientos aplicables, etc.). Para los clasificados como “dañados” hay que revisar si se justifica, o no, invertir en su reparación.
2- SEITO: Organizar
Todo tiene su lugar
Asignar las ubicaciones considerando requisitos asociados, la frecuencia y forma de uso, Contemplar las cuestiones de almacenamiento asociadas a preservar la integridad, la seguridad de las personas y los bienes dentro del laboratorio. Por ejemplo, identificar y ordenar las pipetas automáticas en un dispositivo organizador y sólo mantener disponibles aquellas que se usan con mayor frecuencia. Lo mismo con las columnas cromatográficas.
Definir y organizar las ubicaciones y asignarlas a cada «cosa». Facilitar el acceso y el flujo de trabajo, garantizar que se encuentre rápido lo que se necesita encontrar. Mantener el orden.
Es importante:
– Identificar el grado de utilidad de cada elemento, la forma de uso, el flujo de trabajo, para disminuir los movimientos innecesarios.
– Determinar la cantidad exacta que debe haber de cada elemento. Definir el nivel de stock para cada reactivo, estándar de referencia, kit, columna cromatográfica, etc.
– Considerar requisitos y condiciones particulares de almacenamiento. Incompatibilidades químicas, temperatura, humedad, luz, condiciones de operación de los equipos e instrumentos.
– Crear los medios convenientes para que cada artículo o ítem retorne a su lugar de disposición una vez sea utilizado. Por ejemplo identificando la «ubicación» de trabajo en las etiquetas de reactivos, solventes, kits, insumos.
Para continuar leyendo acerca de ubicaciones e incompatibilidades químicas: https://osmosyslab.com/post/incompatibilidades-quimicas-laboratorio/
Para continuar leyendo acerca de variables para la definición de niveles de stock: https://osmosyslab.com/post/gestion-inventario-laboratorio/
3- SEISO: Limpiar
“No es más limpio el que más limpia sino el que menos ensucia”
Conviene recordar que no se puede limpiar adecuadamente, si el lugar no está despejado. Para mantener la limpieza es necesario también, ordenar con regularidad. Organizar las tareas para que la mayor parte del tiempo sólo estén los elementos que se necesitan. Y, además, evitar ensuciar. Mantener LIMPIO, sostener la limpieza como un proceso continuo. Trabajar en rutinas de limpieza y verificaciones tanto para las superficies (piso, paredes, techos, gabinetes, armarios, etc.), equipos e instrumentos, etc.
A veces, nos acostumbramos a trabajar con elementos fuera de condiciones e incluso implementamos procedimientos para estandarizar algo que no está bien. Un ejemplo es el uso indebido de campanas de extracción como lugar de almacenamiento.
4- SEIKETSU: Estandarizar
Crear rutinas simples y repetibles para mantener el orden y limpieza
– Mantener el grado de organización, orden y limpieza alcanzado con la implementación de las tres primeras fases; a través de señalización, manuales, procedimientos y normas de apoyo.
– Utilizar moldes o plantillas para conservar el orden.
– Definición y uso de procedimientos, instructivos. Capacitación.
– Utilizar soporte visual acerca de cómo se deben mantener las áreas, los equipos y las herramientas o realizar actividades (el estado «estándar»).
-Enfocar en auditorias 5S
Las imágenes son muy prácticas. Por ejemplo: fotografías para el cambio de ropa al ingresar a un área estéril, o cómo lavar y sanitizar las manos.
Para continuar leyendo acerca de revisión de procedimientos documentados: https://osmosyslab.com/post/procedimiento-documentado-ideas-para-su-revision/:
5- SHITSUKE- Disciplina
Trabajar con 5S; construir «el hábito«
La clave está en mantenerlo en el TIEMPO.
Cultura de apego hacia los estándares establecidos, y los logros alcanzados en materia de organización, orden y limpieza.
Mantener registros de progreso, evaluación, conocimientos.
Require de involucramiento y soporte en todos los niveles de la organización. Liderazgo.
Resumiendo…
¡Una idea!: empezar con una prueba piloto, un proyecto chico, alcanzable y por lo tanto motivador.
¡Medir el avance, a medida que se progresa! Por ejemplo comparando el punto de partida respecto a la meta y el nivel alcanzado a través de una Matriz de evaluación que mida el grado de satisfacción de cada una de las S .
Recomendación: tomar un tiempo para la reflexión y análisis: revisar los resultados obtenidos, ¿Se cumplieron los objetivos? ¿Cuáles fueron las “lecciones aprendidas”?
¡Puede ser útil implementar metodologías como 5S en forma integrada a la administración de inventario del Laboratorio!
Para continuar leyendo: https://osmosyslab.com/post/controles-de-entrada-y-salida-del-inventario-de-laboratorio/
