20 May Inventario de equipos e instrumentos- Laboratorio
La forma de administrar el Inventario de los Equipos e Instrumentos en el Laboratorio requiere realizar un conjunto de distintas actividades que pueden variar según el tipo de laboratorio, la complejidad, el tamaño, el contexto, la organización, los requerimientos aplicables y otros muchos motivos. Sin embargo, en todos los casos: significa considerar al menos las siguientes:
Mantener un Listado de equipos e instrumentos detallando la información de cada uno de los equipos analíticos.
Por ejemplo:
• identificación única
• nombre de equipo/ instrumento
• fabricante
• modelo, número de serie
• ubicación
• estado de calibración, etc.
El Listado debe ser abarcativo y considerar todos los equipos e instrumentos. Y, mantenerse actualizado con las altas, las bajas, los estados. Suele ser auditable.
Asegurar la identificación cada uno de los equipos e instrumentos analíticos- Etiquetado.
La identificación debe ser visible y fácil de leer, permitiendo la trazabilidad de la información, incluyendo por ejemplo:
• nombre, número de serie
• codificación única u otro
• estado de calibración y fecha de próxima calibración (pueden colocarse etiquetas adicionales)
• etc.
Definir los servicios requeridos por tipo de equipo, estandarizar los servicios o actividades necesarias por familia de equipos.
Para equipos o instrumentos de características idénticas o similares establecer:
• frecuencia y planificación de cada tipo de servicio (o actividad) por tipo de equipo- responsable (interno y/o externo- proveedor/ servicio tercerizado). Por ejemplo: calibraciones, mantenimiento preventivo, verificaciones, limpiezas, etc.
• eventos que disparan un servicio necesario (ej. reparación, recalificación, etc.)
Planificar y hacer el seguimiento de: mantenimiento preventivo, calibraciones, calificaciones, otros.
Definir en función de los requerimientos establecidos para cada tipo de equipo: QUÉ se requiere hacer, QUIÉN es el responsable de ejecutar la tarea y/o supervisar su ejecución (interna o externamente en el laboratorio), CUÁNDO se realizará.
Contar con indicadores de avance de los plan aprobados. Justificar cuando ocurren desvíos respecto a lo planificado, analizar, investigar y tomar acciones si correspondiera.
Considerar lecciones aprendidas de un plan al volver a planificar.
Mantener un Historial de eventos individual de cada equipo- Log book
El Historial de Equipo- o log book- debe abarcar todos los eventos o actividades realizadas para ese equipo: sean o no planificadas.
Incluyendo los registros de por ejemplo: ingreso, calificación inicial, puesta en uso, mantenimientos, calibraciones, recalificaciones, otras actividades planificadas y no planificadas realizadas.
El registro de las actividades debe incluir detalle de fechas, responsables, resultados, notas.
Considerar que los tiempos del evento o de realización de actividades incluyendo la recepción de informes, reportes, certificados, etc. puede requerir revisar los resultados en forma posterior y analizarlos. Y, según el caso tomar decisiones.
Ingresar Equipos nuevos al inventario de forma sistemática
Tomar en cuenta, enfoque sistemático- control de cambios:
• consideraciones de adquisición (antes-durante-post)
• requisitos de cumplimiento, requerimientos especificados
• actualización de documentación asociada
• competencias, capacitación, etc.
Gestionar equipos fuera de uso y decomisados
Identificar y no utilizar equipos que no están en condiciones de ser utilizados (ej. defectuoso, fuera de límites especificados, etc.).
Trabajar en forma sistemática para la baja de equipos e instrumentos del inventario de laboratorio– proceso de Decomisado de Equipos procedimiento- control de cambios.
Administrar en forma controlada la documentación asociada a la gestión de equipos analíticos
En soporte papel o digital, asegurar que se cuenta con toda la información necesaria. Por ejemplo: procedimientos manuales, instructivos, planes, certificados, registros, reportes, etc.
Bibliografía: WHO Good practices por pharmaceutical quality control laboratories WD QAS/21.882 Aug2023
Para continuar leyendo sobre el seguimiento de planes y la revisión de informes: https://osmosyslab.com/post/revision-informes-plan-seguimiento-calibraciones-monitoreo/
¡Podemos ayudar con la administración del inventario de equipos e instrumentos, la planificación y seguimiento de actividades asociadas!
https://osmosyslab.com/inventario-de-equipos-de-laboratorio/
