23 May 5 Señales: la gestión del inventario de tu laboratorio necesita mejorar
«La gestión de inventario es un desafío constante, nos causa dolor», eso me dijo cuando empezamos a conversar una supervisora de un laboratorio. Usó la palabra «dolor». Y, luego, me explicó varios casos en los que, en su laboratorio, fallaban:
– No encontramos lo que necesitamos o tardamos demasiado tiempo buscando.
– Nos sorprenden los vencimientos de reactivos.
– Es habitual que tengamos urgencias por falta de stock; algo se termina y llega en dos semanas.
– Tenemos varias botellas del mismo reactivo abiertas al mismo tiempo.
– Hay hallazgos de auditoria por falta de etiquetas, problemas de trazabilidad.
– Quedaron reactivos ubicados a temperatura ambiente, cuando debían estar refrigerados.
– A veces compramos en exceso o repetido varias veces lo mismo.
Lo escucho con mucha frecuencia al inicio de conversaciones con nuevos clientes, con diferentes matices, según los contextos.
No son situaciones aisladas sino síntomas de fallas en la gestión del inventario de laboratorio.
Y, generan, además de falta de eficiencia y estrés en el equipo de trabajo, situaciones de riesgo e incumplimientos.
¿Cómo saber si la gestión del inventario del laboratorio necesita mejorar?
A continuación te comparto un resumen con 5 señales que indican que la gestión del inventario necesita mejorar:
Falta de información en tiempo real: stock, vencimientos, consumos
El control eficiente del inventario en el laboratorio no sólo depende de saber cuánto hay, sino también de contar con información actualizada y confiable para la toma de decisiones. La falta de información a tiempo real afecta directamente la eficiencia del laboratorio, tanto en término de recursos y como de cumplimiento.
Urgencias frecuentes
Las compras urgentes no son un problema aislado; reflejan fallas en la previsión y en el control del inventario. Cada vez que un laboratorio se enfrenta a una necesidad imprevista, significa que la planificación no ha sido efectiva. El impacto está relacionado con costos adicionales por compras y/o envíos urgentes y, con el aumento del riesgo de no poder cumplir con compromisos asumidos, plazos previstos.
Falta de trazabilidad en la información
La falta de trazabilidad puede significar la dificultad para identificar quién realizó recepciones o consumos. Agravado por la situación de que la información pueda perderse o ser inconsistente, con las faltas de cumplimiento asociadas. Registros no estandarizados, complican revisiones y ocasionan desvíos en auditorias.
Sobre stock y vencimientos
En el inventario la importancia de mantener un stock equilibrado radica en evitar urgencias a la vez que no tener stock demás. El sobre-stock representa una inmovilización de fondos, complica al almacenamiento, a la operación, y genera riesgos de seguridad (carga de fuego, estiba, etc.) y aumenta la posibilidad de vencimientos. Tener material vencido o caduco implica una pérdida en términos económicos: para su adecuada disposición y para la reposición. Una mala administración del inventario impacta también en el desempeño ambiental: en forma directa, en el aumento de residuos y también en el consumo de recursos en la cadena de suministro.
Problemas de almacenamiento
Asegurar la preservación del inventario de reactivos, insumos, estándares de referencia, etc., es fundamental para los resultados analíticos y la seguridad del laboratorio. Definir y mantener, en el tiempo, donde se almacena cada ítem contribuye a minimizar errores y riesgos y a ser más eficientes.
Estas señales pueden ser más o menos relevantes según cada situación. Es usual que se encuentren relacionadas entre sí, siendo una consecuencia de la otra, retroalimentando negativamente las fallas. Si estás identificando alguna de estas señales, ¡es momento de actuar!
Identificar que se necesita mejorar, es el primer paso para trabajar en la mejora.
Porque con una gestión adecuada, el inventario «¡no duele más!». Y, presenta beneficios en: asegurar el cumplimiento normativo y otros requisitos, controlar riesgos y mejorar la productividad en el Laboratorio.
Estas señales suelen aparecer cuando la gestión del inventario no está bajo control. Osmosys LAB permite contar con información en tiempo real y auditable para gestionar el stock en el laboratorio.
Si están identificando que la gestión de inventario necesita mejorar, preparamos esta Masterclass de regalo en la que te mostramos cómo hacerlo:
¿Cómo mantener el inventario de tu laboratorio GxP siempre bajo control?
Para continuar leyendo:
– Definir niveles críticos para la reposición del inventario de laboratorio
– Listado Maestro- Inventario en el Laboratorio
– ¿Cómo elegir un software de gestión de inventario para laboratorio GxP? 11 criterios
