22 Abr Gestión del inventario de laboratorio: del Excel a la digitalización
Hay una enorme diversidad de laboratorios, y la forma de gestionar el inventario debe ser adecuada al contexto de cada uno. En ocasiones, el inventario es pequeño, los requisitos a cumplir no son muchos y el equipo de trabajo puede administrarlo sin dificultades con papel o con planillas de Excel.
Los contextos no son estáticos y las necesidades van cambiando con el tiempo. En situaciones de inventarios más complejos, requisitos más exigentes y más personas involucradas, el papel y Excel pueden no ser suficientes para acompañar las necesidades y se hace necesario digitalizar la gestión.
¿Cómo evoluciona la gestión del inventario en el laboratorio?
La siguiente tabla presenta tres estadios de gestión del inventario en laboratorio: inicial, organizado y sistemático. Cada fila de la tabla muestra cómo evoluciona un aspecto del inventario. La tabla está pensada para identificar en qué punto está cada equipo y qué dimensiones ya funcionan bien y cuáles demandan más esfuerzo.
No existe un punto de partida único, y la combinación de prácticas suele ser distinta en cada laboratorio. En muchos casos, un manejo básico o intermedio puede cubrir las expectativas.
En laboratorios con inventarios pequeños, baja rotación y poca variabilidad, una planilla bien mantenida con responsabilidades definidas puede ser suficiente. Un laboratorio puede trabajar con una planilla o una serie de planillas y tener registros ordenados, controles definidos y mantener el proceso bajo control.
El objetivo no es digitalizar por digitalizar, sino identificar cuándo el esfuerzo manual deja de acompañar el ritmo y las exigencias del proceso.
Muchos laboratorios operan en un nivel intermedio que funciona, pero demanda demasiado esfuerzo y en ocasiones deriva en información inconsistente o en incumplimientos. El control depende de revisiones manuales y tiempo operativo que compite con otras prioridades. Ese esfuerzo es el que suele motivar internamente pasar a un sistema digitalizado. A veces, la necesidad de contar con un software para la gestión de inventario en el laboratorio es empujada en forma externa, por auditorias o inspecciones.
¿Cuándo es momento de digitalizar la gestión de inventario del laboratorio?
La necesidad de digitalizar la gestión de inventario del laboratorio, y contar con un sistema adecuado al contexto, se hace visible en situaciones tales como:
• listados que crecen hasta un punto en el que una planilla o varias planillas ya no resultan manejables.
• requisitos regulatorios superan lo que puede sostenerse con registros manuales.
• la confianza en la información se vuelve baja o inconsistente, se necesita información confiable a tiempo real.
• el valor inmovilizado del inventario requiere un análisis más eficiente para tomar decisiones.
• observaciones o no conformidades en auditorías o inspecciones vinculadas al inventario.
• riesgo de pérdida de información.
• esfuerzo para sostener el cumplimiento deja de ser suficiente.
Digitalizar la gestión del inventario del laboratorio no es solo “pasar datos a un software”, implica cambiar la forma en la que trabaja con la información y cómo se toman decisiones. La solución elegida tiene que estar alineada al contexto particular del laboratorio.
Cada laboratorio encuentra su momento: algunos pueden sostenerse bien con papel y Excel; otros, en cambio, necesitan dar un paso más y digitalizar el proceso para asegurar la continuidad operativa y el cumplimiento de los requisitos en forma eficiente.
Osmosys LAB es un software que permite gestionar el inventario del laboratorio en forma integral: historial completo por contenedor individual, vencimiento post-apertura calculado automáticamente al registrar la apertura, Audit Trail completo e inalterable, alertas automáticas por vencimiento y stock mínimo, FEFO (primero vence/ primero sale) guiado en el momento del consumo, trazabilidad de soluciones preparadas en el laboratorio, y control de acceso por función. Si están evaluando soluciones para digitalizar la gestión del inventario en el laboratorio, conversemos.
Bibliografía:
– FDA 21 CFR Part 11. Electronic Records; Electronic Signatures. U.S. Food and Drug Administration.
– GAMP 5 (Second Edition, 2022), A Risk-Based Approach to Compliant GxP Computerized Systems. ISPE.
– EU GMP Annex 11. Computerised Systems. European Commission.
– PIC/S PI 041. Good Practices for Data Management and Integrity in Regulated GMP/GDP Environments. Pharmaceutical Inspection Co‑operation Scheme.
– ISO/IEC 17025:2017. Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración.
Para seguir leyendo:
– ¿Cómo elegir un software para la gestión de inventario de laboratorio: criterios de selección?
– 5 señales: la gestión del inventario de tu laboratorio necesita mejorar
– Indicadores económicos para monitorear el inventario del laboratorio
– Trazabilidad en el inventario de laboratorio: qué, quién y cuándo
