30 Sep Procedimiento para la gestión de inventario de Laboratorio
Una de las dificultades que suele presentar la administración del inventario (stock) en el Laboratorio es la rotación de quienes lo manejan. Y, contar con un procedimiento documentado (o varios) que describa en forma simple, pero a la vez con el detalle suficiente la gestión del inventario en el laboratorio, facilita tener un proceso estandarizado y bajo control, con posibilidad de ser mejorado en el tiempo.
POS, SOP, PON, PNO, PSO, POE, MOP.., instructivo, procedimiento.. hay muchas formas de nombrarlos y de organizarlos.. con más detalle, más visuales, más estructurados…pero, lo importante es para qué sirven, cómo se utilizan, cuánto se cumplen, cómo contribuyen a estandarizar una actividad o proceso, cómo se mantienen vigentes, cómo se optimizan y mejoran..
Cada laboratorio, según su contexto (tipo, complejidad, características de organización, requisitos aplicables) tendrá el formato particular y contenidos específicos (ejemplo: objetivo, definiciones, descripciones, responsabilidades, historial de cambios, registros asociados, referencias, etc. etc…)
Pero, más allá de estas particularidades, un procedimiento documentado, para la administración / gestión de inventario en el Laboratorio, podría incluir cuestiones tales como:
ALTA DE ITEMS DE INVENTARIO
Responsabilidades y forma de efectuar:
- Codificación (código interno/ clave) para reactivos, estándares, soluciones, insumos.
- Nombre y Sinónima – definir por ejemplos si se utilizara nombre común o IUPAC para reactivos químicos
- Revisión de la información
- Información de condición de almacenamiento,
- Criterios para grupo de almacenamiento, ubicaciones- incompatibilidades
- Ubicar y nombrar archivos asociados, ej. Fichas de Datos de Seguridad
- Observaciones particulares- Requisitos legales u otros aplicables.
- Criterios de alta de ítems definir cuando es reactivo, solución, estándar de elaboración propia y externo.
- Criterios para definir grupos de almacenamiento, ubicaciones, unidades
- Articulación con proceso de gestión del cambio- ¿Cuándo aplica?
- Referencia a otros procedimientos relacionados
- Mecanismos para baja de ítems sin uso
RECEPCION DE LOTES
Responsabilidades y forma de efectuar:
- Control de recepción contra pedido, tipo e integridad de envase – fechas de vencimiento- documentación
- Etiquetado
- Nombrar archivos de Certificados de análisis (CoA)
USUARIOS– PERSONAS QUE INTERACTUAN CON LA INFORMACION DEL INVENTARIO
- Gestión de usuarios, otorga claves- registro
- Requisitos de competencia por roles
VERIFICACIONES
- Desafíos de inventario real- ejercicios de toma física de inventario de laboratorio (frecuencia, metodología)
- Revisión planificada de la carga de información – con Audit trail
- Revisión de nivel crítico (evolución de stock, reporte de inventario).
- Seguimiento de indicadores, acciones asociadas
SITUACIONES PARTICULARES- criterios definidos para su abordaje:
Por ejemplo:
- Etiquetado correcto- ejemplo: para asegurar código barras (fotos de así sí/ así no)
- Estándar vigente al uso sin completar fecha al momento de la recepción, como manejar en etiqueta y que se hace cuando se tiene la fecha de vencimiento
- Reactivos sin fecha de vencimiento definida (ej. vencimiento post apertura)
COMUNICACIONES
- ¿Qué? ¿A quien/es? ¿Cómo? ¿Cuándo? se comunica información asociada al inventario del Laboratorio y su administración.
- Con partes interesadas: ej. compras, autoridad de aplicación, organizacional. Reportes específicos ej. sustancias reguladas, controladas, precursores químicos, costos, etc.
El anterior es sólo un listado de ejemplos orientativo, cada laboratorio deberá definir el procedimiento para administrar su inventario, mantenerlo y mejorarlo en el tiempo.
Para seguir leyendo sobre ¿Cómo administrar el inventario de Laboratorio?
👉 https://osmosyslab.com/post/errores-inventario-laboratorio/
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