11 Ene Procedimiento documentado: ideas para su revisión
Documentar «la forma en la que hacemos las cosas»: los procedimientos de trabajo, tiene muchos beneficios en la gestión como por ejemplo: estandarizar, organizar, entrenar y facilitar el trabajo para su mejora.
Y si bien, definir un procedimiento no necesariamente es tenerlo documentado. La necesidad de documentarlos puede responder a un requisito legal, normativo, de partes interesadas y/o interno de la organización.
En el Laboratorio, dependiendo del contexto puede haber muchos procedimientos documentados aplicables (además de las técnicas, manuales, especificaciones, etc.).
Existen diferentes tipos o clases de procedimientos. Por ejemplo algunos pueden ser más estratégicos, otros más operativos, algunos de alcance general otros más específicos, algunos de uso cotidiano otros más ocasionales y la lista sigue.
Desde el punto de vista del formato, puede haber procedimientos con índices más extensos, con más o menos detalles, que incluyan o no imágenes y/o herramientas visuales (fotos, gráficos, flujogramas, hipervínculos a otros documentos, etc.).
Una vez definido, escrito, aprobado e implementado puede requerirse la revisión del procedimiento en situaciones tales como la identificación de errores, por nuevos requisitos o modificación de requisitos existentes, desvíos, no conformidades, oportunidades de mejora, incidentes, auditorias, verificaciones, recorridas, capacitaciones, reuniones de trabajo, controles de cambio, evaluaciones e investigaciones de diverso tipo.
Además, es necesario plantear revisiones periódicas planificadas del procedimiento documentado (con frecuencias definidas) para verificar:
– Cumplimiento del procedimiento: verificaciones.
– Adecuación en el tiempo.
– Eficiencia: oportunidad de mejorar.
Estas revisiones planificadas de procedimientos documentados, una especie de vencimiento o caducidad programada, son oportunidades para corregir, ajustar, actualizar y/o mejorar.
Como consecuencia de la revisión puede ser necesario realizar modificaciones importantes, ajustes menores o que no sea necesario realizar cambios y el procedimiento continúe vigente sin modificaciones.
A veces los tiempos para realizar revisiones de procedimientos son escasos y/o es complejo de estandarizar la profundidad con la que se realizan estas revisiones , por lo que puede ser útil contar una ayuda memoria, a modo de check list de revisión – como la de la Figura a continuación:
¿Se asegura el cumplimiento del procedimiento en el tiempo?
Revisar el cumplimiento puede significar evaluar si existe alineación del:
– Procedimiento vs. requisitos aplicables (legales, compromisos con partes interesadas, planes acordados, acciones correctivas, etc.).
– Procedimiento vs. realidad: se hace según se encuentra documentado, el grado de documentación resulta suficiente para asegurar consistencia en la ejecución por parte de diferentes personas y a lo largo del tiempo.
¿Se cuenta con todos los recursos necesarios para mantener el cumplimiento del procedimiento según se encuentra documentado?
– Recursos técnicos, económicos, infraestructura.
– Personas y sus competencias (revisar cuáles son las competencias, capacitaciones relacionadas con las responsabilidades definidas en el procedimiento).
¿Se encuentra articulado con otros procedimientos o programas en forma adecuada?
La revisión planificada de procedimientos documentados en una oportunidad para evaluar cómo es la integración, interacción y/o articulación del procedimiento en cuestión respecto a otros programas y/o procedimientos tales como capacitación, mantenimiento, calibraciones, controles de cambio, verificaciones, etc.
¿Puede hacerse más eficiente, más simple?
Desde la definición e implementación del procedimiento pueden haber ocurrido cambios en el contexto. Y, a lo largo de sucesivas revisiones el procedimiento debería ser más simple, tener menor posibilidad de ser interpretado de forma diferentes y menor riesgo de incumplimiento. Es interesante revisar lecciones aprendidas. Evaluar si es posible utilizar menos recursos para obtener los mismos resultados, minimizar actividades duplicadas o que no aportan valor.
En procedimientos operativos es muy importante el detalle especifico de las instrucciones. Sucesivas revisiones de los procedimientos en el tiempo tendrían que orientarse a que éstas fueran más específicas y, evitar frases que pudieran dar lugar a diferentes interpretaciones, del estilo:
– “tantas veces como sea necesario”
– “en forma adecuada”
– “de acuerdo al buen saber y entender”
– “aplicando las mejores prácticas”
– “definiendo según conocimientos técnicos”
– “hasta que lo considere apropiado”
– “en forma periódica”
Algunas ideas adicionales para trabajar en la revisión de procedimientos:
– Dar participación activa quienes realizan las actividades descriptas en el procedimiento.
– Sumar diferentes perspectivas.
– Desafiar la ejecución práctica según se encuentra escrito (investigar inconsistencias).
– Identificar y evaluar los riesgos asociados.
– Plantear cuáles son los beneficios de hacerlo según se encuentra definido y las consecuencias de no hacerlo.
El equilibrio entre documentar los procedimientos sin caer en documentar en exceso («sobre-documentar) es particular para cada laboratorio y sus circunstancias, Y, el contexto se va modificando con el tiempo: requisitos aplicables, complejidad de los servicios, cantidad de personal, cultura organizacional, etc. Trabajar en la revisión efectiva de los procedimientos desafiando su cumplimiento, adecuación y eficiencia es esencial para sostener la gestión y la mejora.
Para continuar leyendo sobre ideas para Procedimientos asociados con la Administración del Inventario en el Laboratorio: https://osmosyslab.com/post/procedimiento-gestion-inventario-de-laboratorio/
