01 Abr Efecto «auditoría»
¿Alguna vez escuchaste: ¡lo hacemos para la auditoria!? ¿”Efecto AUDITORIA”?
A veces más intenso otras más liviano, focalizado en algunos puntos o muy extendido y con múltiples evidencias. No sé si se ha descripto formalmente o si se estudió sistemáticamente pero auditados y auditores sabemos… ¡qué los hay.. los hay! 😉
Este “efecto auditoría” es lo que hace que las auditorias o inspecciones estén precedidas por corridas, nervios, horarios eternos, tensiones, caras de preocupación, carreras frenéticas por cerrar acciones y planes porque “¡falta poco tiempo para la auditoria”!
Las auditorias de gestión y también las inspecciones de agencias regulatorias suelen ser “avisadas”. Esto significa que, se conoce con antelación cuándo y cuánto tiempo será la auditoria. Lo que les permite a los auditores y auditados estar preparados para la auditoria – ¡Entiéndase: estar disponible y contar con los recursos necesarios para que la auditoria ocurra!: Revisar que las personas, la información, los procesos estén listos para ser auditados.
Es usual que se necesite algún tipo de preparación, revisión..
Sin embargo, la lista de ejemplos de esto que llamamos “efecto auditoría” es variada y a veces… hasta sorprendente. Y, puede incluir el aumento (a veces significativo) de: reuniones/ juntas/ meetings, capacitaciones y sus registros, revisión de procedimientos, instructivos, técnicas, actualizaciones y “apuros” en planes de monitoreos, calibraciones, validaciones, comunicaciones, mantenimiento, etc. etc., auditorías internas, auto recorridas, inspecciones, acciones correctivas, cartelería, señalética, etiquetado, rotulado, limpieza y pintura, retiro de residuos, subas en la carga orgánica en planta de tratamiento de efluentes líquidos, otras… puff! es cansador de sólo leerlo…
Por supuesto que, según la organización y el tipo de auditoria (interna, de cliente, corporativa, de autoridad de aplicación, etc. ), los criterios de auditoria- objetivo/s y alcance (ej. procesos involucrados, extensión, de calidad, buenas prácticas, seguridad, ambiental, integrada, contable, etc. etc.) los efectos pueden ser diferentes y de distinta magnitud.
En el inventario de Laboratorio los ejemplos del «efecto auditoria» pueden estar relacionados con la revisión y descarte de reactivos vencidos, organización/ almacenamiento/y ubicaciones, etiquetado, información y trazabilidad, stock, etc. etc.
Las auditorias son instancias de verificación y evaluación. Y, en mayor o menor grado.. generan estrés. Una idea luego de las auditorias, puede ser además de trabajar en las acciones asociadas a los hallazgos, revisar las lecciones aprendidas del proceso de auditoria en sí mismo.
Como auditada, me resulta útil tomar notas de los temas y la forma en la que se abordaron, para luego revisar después de la auditoria y buscar oportunidades de corregir y mejorar. Siendo que habitualmente las auditorias se conducen con enfoque muestral, esas notas tomadas durante las auditorias sirven para mejorar también la forma en la que se abordan futuras experiencias de auditoría.
Frases como por ejemplo: «lo necesitamos para pasar la auditoria», los auditores lo pidieron», aunque esten bien intencionadas, pueden ser mal interpretadas ..Y, el mensaje confundido.. como si el cumplimiento del requisito no tuviera validez más allá de la auditoria en sí misma. Pienso que es importante revisar el requisito y el beneficio de su cumplimiento y, el resultado de la auditoría será una consecuencia del trabajo sostenido.
En general, de alguna forma, podría llegar a establecerse una relación inversamente proporcional entre la madurez del sistema a ser auditado y el “efecto auditoria”… cuánto más inmaduro el sistema (incluyendo organización, recursos, procesos, procedimientos, etc.) mayor parece ser el “efecto auditoria”. Los sistemas más inmaduros funcionan como en pulso, motorizados por las auditorias y no para alcanzar los objetivos y sostener la mejora.
Dicho de otra forma, cuanto mayor es el cumplimiento y el control sostenido sobre un proceso, procedimiento o sobre el sistema de gestión en general, el“ efecto auditoria” se puede reducir. Minimizar estos «efectos de auditoria» requiere sistemas más robustos, comunicaciones eficaces y liderazgo.
Para continuar leyendo sobre caminos de auditoria y hallazgos habituales:
– capacitación sobre productos químicos: https://osmosyslab.com/post/capacitacion-en-productos-quimicos-auditoria/
– etiquetas de productos químicos: https://osmosyslab.com/post/etiquetas-quimicos-auditoria/
– Fichas de Datos de Seguridad (FDS/SDS): https://osmosyslab.com/post/fichas-datos-seguridad-auditoria/
¡Podemos ayudar haciendo la gestión del Inventario de Laboratorio (OsmosysLab) y la administración de información de productos químicos (OsmosysQ) mucho más eficaz y eficiente… y minimizar el «efecto auditoría»!
