01 Abr ¿Cuánto cuesta el inventario de laboratorio?
A veces lo que parece un ahorro termina costando más. Los ejemplos de intentar reducir costos del inventario de laboratorio abundan: guantes que se rompen, reactivos que no cumplen con la especificación definida, envases que no soportan condiciones de almacenamiento, compras grandes para obtener rebajas que luego terminan venciéndose, ajustes en compras de cantidades que luego generan urgencias.
Estas situaciones ocurren por la forma en la que se toman las decisiones, la información disponible y los procesos que acompañan la gestión.
Tomar decisiones informadas implica, entre otros, contar con información confiable sobre los costos del inventario: desde el capital inmovilizado hasta los costos de almacenamiento, cumplimiento normativo y huella ambiental.
¿Cuáles son los principales costos del inventario de un laboratorio? ¿Cómo reducirlos?
Los costos del inventario de laboratorio están influenciados por capital inmovilizado y factores tales como: adquisición y administración, almacenamiento, gestión de información y cumplimiento, y huella ambiental.
Cada laboratorio tiene su contexto y no todos estos costos tienen el mismo peso. Algunos costos son fijos, otros dependen de cómo se gestiona, y ahí está el margen de mejora.
Capital inmovilizado
La valorización económica del inventario disponible: reactivos, estándares, insumos (incluyendo material de vidrio, repuestos, columnas de cromatografía, consumibles, etc.). En muchos laboratorios, esta información no siempre está consolidada o actualizada, lo que dificulta planificar compras y los presupuestos. El desafío es mantener lo que se necesita sin sobre stock para evitar costo adicional y vencimientos.
Cuando esta información no está consolidada, es frecuente encontrar compras duplicadas, materiales acumulados sin rotación o vencimientos que no se detectan a tiempo. Sin un valor actualizado del inventario, tampoco es posible calcular cuánto capital está realmente inmovilizado.
Adquisición y administración
Costos asociados a la coordinación con proveedores, las gestiones administrativas y logísticas. Costos derivados de no gestionar bien la información administrativa, como compras urgentes, diferencias en entregas, materiales no conformes o reposiciones por errores de planificación. Conocer qué y cuánto se utiliza, analizar datos históricos y cambios, trabajar sobre las especificaciones, la previsión y la trazabilidad administrativa ayuda a reducir reprocesos y evitar gastos innecesarios.
El costo de escasez, no tener lo que se necesita cuando se necesita, es el que más impacta la operación: significa análisis que no se pueden realizar según lo planificado, tiempos de espera, compras urgentes a cualquier precio. Información conocida, organizada y controlada es lo que permite minimizar esos costos.
Almacenamiento
Los costos asociados a mantener la infraestructura del almacenamiento, por espacio físico y condiciones ambientales (temperatura, ventilación, humedad), son directos. También hay costos de recursos por movimientos internos, tiempos invertidos en búsquedas, que pueden ser revisados. Mantener registros de movimientos, revisar rotación de inventario, contar con información estandarizada para su análisis y asegurar condiciones adecuadas contribuye a reducir estos costos.
Gestión de información, prevención y cumplimiento
Costos asociados al mantenimiento de procesos relacionados con normativa regulatoria, ambiental, de seguridad y salud. Los costos que pudieran ocurrir por incumplimientos de requisitos son los más dolorosos por el impacto en el negocio y la continuidad de la operación. Centralizar la información, que esté estandarizada y organizada, permite minimizar incidentes, reducir los tiempo de preparación de reportes y evidenciar cumplimiento.
Una no conformidad detectada en auditoría o situación crítica en inspección, un incidente por información de seguridad desactualizada o un retraso en la entrega de reportes regulatorios tienen costos que van más allá del tiempo invertido en resolverlos. El costo de no tener la información lista cuando se necesita suele ser mayor que el de mantenerla organizada.
Huella ambiental, residuos y obsolescencia
Hay costos indirectos asociados a la fabricación y el transporte y otros directos vinculados al manejo de vencimientos, la obsolescencia por falta de rotación, la disposición de residuos y el tratamiento de los efluentes. La supervisión del ciclo de vida de cada material permite minimizar los impactos ambientales en la selección y cantidad, evitar acumulaciones y reducir costos asociados a descartes.
Parte de este costo se define antes de que el material llegue al laboratorio: en la decisión de qué se compra, en qué cantidad y con qué criterio, con impacto económico y también ambiental. Una compra mejor planificada genera menos residuo, menos descarte y menos costo de disposición final.
Gestionar el costo del inventario de laboratorio no es un ejercicio aislado, requiere información actualizada, análisis sistemático, identificar riesgos y entender cuáles son los puntos con mayor impacto para tomar decisiones con fundamento.
Osmosys LAB permite identificar qué ítems concentran más valor en el inventario, hacer seguimiento del consumo por ítem y por lote, y contar con indicadores económicos para la toma de decisiones. Si están trabajando en mejorar la gestión económica del inventario del laboratorio, conversemos.
Para continuar leyendo sobre:
– ¿Cómo definir niveles críticos para la reposición del inventario de laboratorio?
– Indicadores económicos para el inventario de tu laboratorio
– Calculadora de costos del inventario en el Laboratorio: para estimar costos y sacar conclusiones.
