25 Feb Errores comunes en la gestión del inventario: químicos de laboratorio
En algún momento, todos los que trabajamos en laboratorio nos hemos enfrentado con situaciones de: urgencias por falta de stock, almacenamiento no adecuado, vencimientos, duplicidad de reactivos bajo otro código, incumplimientos con requisitos de etiquetado.. por mencionar sólo algunos ejemplos.
En actividades de auditoría, autoevaluación y/o haciendo análisis para la mejora continua es habitual encontrar problemas en el manejo del inventario de productos químicos en laboratorio.
Estos desafíos atraviesan en forma transversal a las organizaciones, en forma independiente de su tamaño y/o su complejidad.
A modo de resumen, a continuación, compartimos ejemplos de errores/desafíos comunes relacionados con la gestión del inventario de reactivos en el laboratorio (sin intentar abarcar todos ellos, consecuencias y algunas ideas de propuestas para abordarlos:
– Falta de gestión de fechas de vencimiento: Se desconoce detalles de material vencido (cuánto, qué). El seguimiento de las fechas de vencimiento no es adecuado- trabajo manual no sistemático, varias planillas de cálculo superpuestas. No se asegura el enfoque FEFO (primero vence, primero se usa).
– Dificultad para encontrar reactivos: No se ha definido una ubicación específica por código de reactivo. No se conocen las ubicaciones.
– Sinonimia química: Mismo químico con stock duplicado por sinonimia diferente- Ej. metanol/ alcohol metílico. Nota: Habitual cuando cambia la persona/s que efectúa el ingreso, cuando no se utiliza identificación estandarizada y/o no se asegura si se encuentra previamente ingresada.
– No contar con información de inventario a tiempo real. La metodología implementada no permite gestionar el inventario a tiempo real contando con la información de la cantidad de contenedores abiertos, cerrados, vacíos.
– Condición de almacena-miento no adecuada. Se encuentra que las condiciones de almacenamiento no son las adecuadas, se almacenan a temperatura ambiente productos que requieren temperatura específica refrigerada o condiciones de humedad, luz.
– Incompatibilidades químicas no consideradas. Se encuentran almacenados en forma conjunta productos químicos incompatibles entre sí (ej. ácidos- bases, inflamables- comburentes, etc.)
– Información documentada asociada al inventario. No se encuentran disponibles en el lugar de uso: ej CoA, FDS. Se almacenan en carpetas en papel sin criterio de organización, no se conocen las rutas de acceso digital.
– Sobre- stock: Las compras se realizan sin considerar el análisis de datos (ej. consumos, vencimientos, proyecciones).
Las consecuencias de estos errores en la gestión tienen impacto a diferentes niveles que pueden abarcar: incumplimientos, ineficiencias, costos.
Definir responsabilidades, competencias y concientizar sobre la importancia de gestionar el inventario y sus requisitos asociados, es clave para sostener los esfuerzos en el tiempo.
Es muy complicado manejar el inventario del laboratorio en forma manual; requiere muchas horas de trabajo y suele tener errores. Teniendo en cuenta los requisitos cada vez más exigentes de tipo legal, buenas prácticas y/o partes interesadas, los procedimientos para asegurar una adecuada gestión necesitan cada vez un mayor grado de robustez y confianza.
Los errores para la gestión de inventario son comunes… las diferencias están en la forma en la que se abordan estos desafios, así como en la eficacia y eficiencia de estas soluciones en el tiempo.
-Para seguir leyendo sobre administración de inventario del Laboratorio y costos asociados: https://osmosyslab.com/post/costos-inventario-laboratorio/
-Para seguir leyendo ideas para mejorar la administración de inventario del Laboratorio: https://osmosyslab.com/post/errores-inventario-laboratorio/
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